El registro, ficha o record es el tercero de los componentes principales de una base de datos académica. Como en el caso de los otros dos componentes, el sistema de búsqueda y la página de resultados, su importancia es enorme, pero a veces es peor comprendida.
La clave para entender su importancia es que proporciona no solamente funciones de metadatos, sino también de representación y descubrimiento de la información, siendo que algunas de estas últimas no están presentes en ninguno de los otros componentes.
Vemos, someramente, que aporta cada uno de estos componentes:
- Por lo que hace a los metadatos, se trata de un componente que es en realidad obligatorio en todo sistema de información. Desde un punto de vista técnico, sería imposible gestionar y explotar una base de datos sin tales estructuras. A efectos de las búsquedas, gracias a los registros, que se estructuran en campos, los usuarios pueden llevar a cabo búsquedas parametrizadas.
- La representación de la información aporta elementos como el resumen, cuya lectura puede sustituir la del documento completo, al menos para algunos efectos.
- El descubrimiento de información lo aportan elementos como los enlaces a documentos similares, que aparece en algunos modelos de registro, así como por las categorías y las palabras clave a las que ha sido asignado el documento, que nos aportan nuevas ideas de búsqueda.
Conviene insistir en que el registro es uno de los elementos que permiten la función de descubrimiento, y para comprender la importancia de esta última, en el siguiente punto la comparamos con la búsqueda.
Búsqueda vs descubrimiento de información
La búsqueda de información queda al cargo del uso de palabras clave y de opciones de navegación. Por su parte, utilizamos el término descubrimiento de información cuando encontramos recursos útiles por otros medios.
Por ejemplo, después de hacer una búsqueda con una palabra clave, podemos examinar alguno de los registros y si observamos los términos (otras palabras clave y categorías) con los que ha sido caracterizado el documento, con mucha frecuencia descubrimos términos relacionados en los que posiblemente no habíamos pensado.
Si solamente pudiéramos utilizar la búsqueda, tendríamos un grave dependencia de aspectos aleatorios de nuestra cognición y memoria, ya que depende de que seamos capaces de predecir qué palabras clave tienen los documentos relevantes (verdaderos positivos) y no tienen los documentos no relevantes (verdaderos negativos).
En cambio, al poder utilizar funciones de descubrimiento, el alcance de nuestra exploración será siempre mucho mayor y no será dependiente de aspectos limitantes, así como aleatorios de una forma de pensar particular en cada momento determinado.
Por decirlo de otro modo, con la búsqueda sabemos lo que buscamos, con el descubrimiento no sabemos lo que buscamos hasta que lo encontramos.
Contexto Recordemos que los tres componentes principales de una base de datos académica son: Además, si consideramos todas sus funciones, existe un cuarto componente: |
Estructura del pattern
Como en las otras dos entregas de esta serie (ver aquí y aquí), examinaremos el pattern del registro de una base de datos académica con base a esta estructura:
- Contexto
- Problema
- Solución
- Wireframe
- Ejemplos
Registro de una base de datos académica:
pattern Registro-MDI
Denominamos a este pattern Registro-MDI por Metadatos y Descubrimiento de Información. Mediante la presentación de los componentes de este pattern aclararemos el significado de esta denominación.
Contexto
El registro es una estructura que incluye los datos de cada una de las entidades registradas en una base de datos. Esto le otorga la función principal de metadatos, o datos sobre información, que es imprescindible en esta clase de sistemas de información.
Gracias al tratamiento sistemático que el registro permite hacer de tales entidades, las bases de datos proporcionan algunas de sus mejores prestaciones, como la búsqueda parametrizada, las consultas por índices, etc.
El registros forma parte del triángulo vital de herramientas de acceso a la información junto con la búsqueda avanzada y la página de resultados.
Problema
El problema que este pattern resuelve tiene diversas facetas, que hemos avanzadoa en el apartado anterior. En primer lugar, una base de datos académica debe utilizar una serie de metadatos para organizar la información que gestiona. Este problema, en realidad, es común a cualquier base de datos, ya que un aspecto muy bien establecido en las ciencias de la información y la computación, es que no es posible gestionar datos de modo eficiente sin el uso de metadatos.
Además, debe incluir aspectos de descubrimiento de información, como se argumentará más adelante y, por último, queda también a su cargo, la resolución de determinadas utilidades, entre ellas, la denominada alerta de documento, que también explicaremos.
Metadatos
Otra cosa es que, además, en el caso de las bases de datos académicas, las necesidades de metadatos son especialmente precisas y necesarias. En concreto, se trata de los siguientes:
- Metadatos de identificación del documento: corresponde a la referencia bibliográfica completa, con todos sus elementos (autor, fecha, fuente, etc.)
- Metadatos de caracterización del contenido: resumen, palabras clave y categorías temáticas
Descubrimiento
En segundo lugar, las mejores bases de datos aprovechan el contenido de los registros para añadir funciones de descubrimiento, concretamente, pueden añadir a cada registro, enlaces a documentos semánticamente relacionados.
La segunda función de descubrimiento la cumplen mediante la lista de referencias citadas por el documento en cuestión, y la lista de documentos que citan al documento en cuestión.
La tercera, corresponde a las palabras clave y categorías a las que ha sido asignado el documento (lo vimos también como parte de los metadatos), ya que algunas de estas nos pueden aportar ideas nuevas para ampliar o derivar nuestra exploración.
En todos estos casos, decimos que descubrimos información porque podemos encontrar documentos relevantes a nuestra necesidad de información que no hubiéramos encontrado utilizando solamente la búsqueda mediante palabras clave.
Utilidades
El tercero de los componentes de un buen diseño del registro son las utilidades. Las más importantes son:
- Exportar la referencia o añadirla a una lista
- Crear una alerta de documento: consiste en recibir un aviso cada vez que nuevos artículos citen a este.
Solución
La solución a los requerimientos anteriores consiste en trasladar los tres componentes señalados: metadatos, funciones de descubrimiento y utilidades a un formato de ficha o de tarjeta donde el usuario puede encontrarlos de manera unificada.
Una de las soluciones habituales consiste en establecer varias zonas principales bien diferenciadas:
- una o dos zonas destinadas a la referencia y el resumen,
- otra zona para las referencias citadas
- y una zona adicional para métricas, altmétricas y alertas
Wireframe
Ejemplos reales
Scopus
-1- Zona superior del registro con referencia completa y utilidades
-2- Resumen, categorización y métricas
-3- Referencias citadas por el documento
-4- Métricas del artículo
-5- Métricas del artículo: detalle
-6- Altmétricas
-7- Documentos relacionados
-8- Otros criterios de documentos relacionados
-9- Otros documentos que citan a este documento
-10- Alerta de documento
Web of Science
-1- Zona superior del registro con utilidades y referencia completa
-2- Resumen, palabras clave y afiliación de los autores
-3- Información adicional sobre la publicación
-4- Referencia citadas por el documento
-5- Métricas y alerta de documento
-6- Otros documentos que citan a este documento
-7- Documentos relacionados
EBSCO
-1- Zona superior del registro
-2- Documentos relacionados
-3- Resumen
-4- Utilidades
-5- Vista del registro sin dejar la página de resultados
Conclusiones
Hemos visto la capacidad del registro de una base de datos para aportar valor a una base de datos, y por lo tanto a sus opciones de búsqueda, debido a la conjunción de tres funciones: metadatos, representación de la información y descubrimiento de la información.
Además, los registros incorporan una serie de utilidades, como la exportación y la creación de alertas de documento, esto es, recibir una alerta cada vez que un artículo cita al documento en cuestión.
Hemos presentado siguiendo las líneas anteriores, un pattern de registro que también hemos podido ver que es que resulta adoptado por bases de datos del prestigio y la calidad de Scopus, Web of Science y EBSCO.
De las dos primeras, hemos podido la riqueza de los componentes de su registro, para mostrar la cual hemos necesitado fragmentar las capturas. De la tercera, además de una riqueza de contenidos muy similar, hemos mostrado una solución original que le permite mostrar la parte esencial del registro sin dejar la página de resultados.
Más allá de la importancia de conocer las interfaces que forman parte de una base de datos, tenemos el echo que tal conocimiento permite a los usuarios un uso mucho más avanzado.
Otros patterns de la serie dedicada a interfaces de bases de datos
Documento utilizado para los análisis de modelos de registro:
