Mendeley es un ingenio académico con al menos tres dimensiones: red social, sistema de descubrimiento y gestor de referencias bibliográficas. Empezó como este último, pero de modo progresivo ha pasado a vincular y explotar de forma cada vez más amplia e interrelacionada la información académica que maneja.
| Alejandro Morales-Vargas es coautor de esta entrada junto con Lluís Codina. Ver al final el modo recomendado de citación. |
Todo lo anterior le ha llevado a convertirse en lo que Mendeley ahora es, sin que se pueda predecir un momento de finalización de sus futuras transformaciones. La razón es la poderosa competencia que representa Clarivate Analytics, la empresa propietaria de WoS y de interesantísimas iniciativas como Publons.
Como sea, entendemos que una parte importante de la comunidad académica conoce bien la aplicación de escritorio Mendeley. En este sentido, forma pareja con otro gestor de referencias muy conocido, Zotero, con quien rivaliza en popularidad.
En cambio, tal vez el portal Mendeley, no sea tan conocido, en especial sus funciones de red social y, lo que más nos interesa aquí, de descubrimiento de la información.
Portal Mendeley
Es por esto que, en esta ocasión nos centraremos en el conjunto de funciones disponibles cuando accedemos a la versión en línea en lugar de usar la aplicación de escritorio. En este contexto, Mendeley proporciona funcionalidades alrededor de dos dimensiones que no están presentes en la aplicación de escritorio:
- Red social académica, gracias a la cual podemos establecer contacto con otros investigadores.
- Descubrimiento de información (information discovery), basado en recomendaciones que aparecen en el News feed y también en un apartado específico denominado Suggest. (Sobre el concepto de descubrimiento de información, ver anexo).
Además, el portal incluye una tercera dimensión que se solapa con la aplicación de escritorio y que consiste en:
- Gestión (parcial) de referencias bibliográficas, lo que incluye una vinculación directa con la aplicación de escritorio.
El siguiente diagrama intenta recoger estas características de Mendeley como portal:
Antes de pasar al análisis, no está de más señalar que el nombre Mendeley procede de la unión de los apellidos de dos grandes científicos Mendel (Gregor) y Mendeleyev (Dmitri).
Como sea, no dejaremos de señalar algo también sobre la versión de escritorio de este software, aunque como ya hemos reiterado, el grueso de esta revisión la dedicaremos al portal y a las dos funciones exclusivas del mismo.
ANÁLISIS DEL PORTAL MENDELEY
La revisión la estructuraremos en las tres dimensiones principales que ya hemos señalado: red social, descubrimiento de información y gestión de referencias,
Cuando accedemos a Mendeley tras un inicio de sesión (ver icono del usuario a la derecha), el portal nos lleva directamente al Feed News, que es la opción que aparece subrayada en la captura. A lado vemos el resto de secciones del portal.
Navegación principal
Secciones principales
En la captura precedente hemos mostrado las secciones y contenidos de Mendeley (siempre, tras inicio de sesión). De los que vemos, nos ocuparemos de los cuatro siguientes, que aprovechamos para presentar ahora:
- Feed, es donde aparecen las noticias relacionadas con las actividades de las personas que seguimos. Por este motivo, identificamos esta opción como parte de las funciones de red social académica
- Library, corresponde a las funciones de gestión de referencias bibliográficas, son por tanto, las funciones de nuestra base de datos personal.
- Suggest, es donde aparecen artículos e informaciones relacionadas con los intereses temáticos de nuestro perfil. Son funciones que nosotros relacionamos con las de descubrimiento de información.
- Groups, es donde tenemos la lista de grupos de los que formamos parte, así como podemos buscar otros grupos.
Secciones del menú y dimensiones
Debemos señalar que las dimensiones en las que hemos anunciado que basaremos nuestra revisión son analíticas, esto es, resultado de nuestro enfoque. Si se hacen corresponder con los elementos del portal, la relación sería la siguiente:
Tabla de opciones de Mendeley/Dimensiones de análisis
| Menú Mendeley | Dimensiones identificadas |
| Feed | Red social Descubrimiento de información |
| Library | Gestión de referencias bibliográficas |
| Suggest | Descubrimiento de información |
| Groups | Red social Descubrimiento de información |
Como vemos en la tabla, las funciones de descubrimiento de información aparecen en tres de las cuatro secciones del portal, estando una de ellas expresamente dedicada a tales funciones, Suggest.
RED SOCIAL
En lo que sigue, revisaremos las funciones que corresponden de forma más directa a las de una red social académica. Estas se manifiestan en tres apartados:
- La página de noticias o Feed News
- Los grupos
- La red de contactos
Feed News
Cuando accedemos a Mendeley, nos lleva de modo automático al muro de noticias o Feed News, del que mostramos un ejemplo en la captura precedente.
En concreto, vemos un post de un académico y miembro de Mendeley al que seguimos. Como el post consiste en una publicación, podemos ver dos opciones muy importantes:
- Añadir la referencia a nuestra base de datos (+ Add to library)
- Obtener el documento completo (Get full text) aunque esta última opción está sujeta a casuística y lo que hace es llevarnos a la fuente. Una vez aquí podemos tener acceso (o no) al documento completo.
Grupos
Un grupo en Mendeley es una estructura que se caracteriza por un perfil temático, un conjunto de miembros y un número de documentos asociados al mismo.
En el portal de Mendeley, el grupo se concreta en una página web con una URL propia donde aparecen aportaciones de los miembros, imágenes y noticias puntuales.
Tipología
Como sea, en Mendeley, los grupos pueden ser de varios tipos:
- Public, esto es, se trata de grupos para los que no se requiere invitación para formar parte de los mismos, basta con activar nuestra pertenencia.
- Institution, son los grupos que crea una entidad suscrita a Mendeley, p.e, una universidad, para los miembros de su comunidad.
- Invite only, son grupos públicos, esto es podemos verlos en la lista de grupos de Mendeley, pero requieren una invitación previa por parte del administrador del mismo para poder formar parte.
- Private, esto es son grupos que solamente aparecen visibles y accesibles a aquellos miembros que el administrador incluye expresamente. En estos grupos, además, se pueden compartir documentos completos.
Estructura de un grupo
En la captura precedente podemos ver los dos componentes esenciales de un grupo:
- Miembros
- Documentos
Precediendo estos dos componentes, tenemos Overview que son los parámetros principales del grupo (nombre, tipología, área temática) y Settings, para establecer aspectos de notificaciones.
Además, hemos destacado, al lado del nombre y el logo la posibilidad de revisar los documentos del grupo a nuestra base de datos: View group documents in library.
Por último, pero muy importante, nuestra pertenencia a un grupo hará que los documentos vinculados al mismo formen parte de la estructura de nuestra base de datos, ya que, entre otras cosa, el grupo aparecerá como una carpeta, tanto en la aplicación de escritorio como en la versión online.
Groups · My Groups
Con la opción, My Groups, a la que accedemos desde el menú principal (Groups) tenemos la lista de los grupos de los que formamos parte. Vemos la diferente tipología de cada grupo y el número de miembros.
Sin embargo, no es desde aquí desde donde podemos crear nuestros grupos. Esta última opción la veremos más adelante ya que está vinculada con la aplicación de escritorio.
Ejemplo de grupo privado
Cuando hacemos clic en uno de los grupos de los que formamos parte, tenemos acceso a una página con varias opciones: podemos ver la descripción, el tipo de grupo, la página con las noticias y novedades, así como la opción de ver los documentos vinculados al grupo en nuestra base de datos.
Los grupos privados permiten que grupos de investigadores, por ejemplo, de un mismo proyecto, dispongan de un espacio de comunicación e intercambio de información estrictamente ajustado a las necesidades e intereses del proyecto.
Ejemplo de grupo público
En este caso, volvemos al ejemplo que ya usamos anteriormente para presentar los grupos de Mendeley en general. En esta ocasión hemos destacado el menú propio del sitio web de cada grupo donde vemos las secciones:
- Overview, que actúa como página principal;
- Members, donde tenemos la lista de miembros del grupo;
- Documents, con las referencias y el acceso al documento completo en su caso, de los documentos asociados al grupo;
- Settings, donde podemos gestionar las notificaciones
Perfil investigador · Datos principales
Los miembros, como es lógico en el caso de una red social académica, suelen ser investigadores. Cada investigador de la red dispone de una página propia donde aparecen los datos principales de su perfil.
En la captura precedente vemos los datos principales de un investigador en la parte superior de su ficha: afiliación, índice h y citaciones (la fuente es Scopus). También hemos destacado el enlace para seguir al investigador así como las secciones que componen su ficha:
- Overview, que es la parte que vemos en la captura;
- Impact, donde ofrece detalles del impacto de la producción de este investigador;
- Publications, donde aparecen las publicaciones del mismo, pero por desgracia en ese caso no conecta con sus publicaciones en Scopus, sino con las que ha subido expresamente a Mendeley;
- Network, donde podemos ver su red de contactos.
Perfil investigador · Publicaciones
La página de un miembro de Mendeley incluye como podemos ver publicaciones del mismo, con la opción de añadirlas a nuestra base de datos. La racionalidad es que, si seguimos a este investigador, es plausible que nos interesen sus publicaciones.
Perfil · Coautores
La red de contactos de un investigador, puede contener como componente, los coautores del mismo, si es el caso, como vemos en esta captura de la red de uno de los autores de este trabajo.
Descubrimiento de información en Mendeley
Denominamos así a las funcionalidades consistentes en obtener información sobre documentos o referencias de documentos sin necesidad del uso de la búsqueda. Esta función, claramente se relaciona con la base de datos, ya que nos permite añadir las referencias a la misma con suma facilidad.
Estas funciones las obtenemos en dos fuentes distintas:
- Desde diversos puntos de Mendeley, p.e., desde el Feed News, donde aparecen aportaciones de los miembros de la red, desde los Grupos o desde el perfil de los investigadores.
- Desde un apartado específico denominado Suggest.
Referencias desde el Feed News
Cuando iniciamos sesión en Mendeley, accedemos de forma directa a la página con las novedades (Feed News) que proceden de las actividades de nuestros contactos. Una de estas actividades puede consistir en la incorporación de referencias, que nosotros podemos incorporar a nuestra base de datos. Otras interacciones posibles son «hacer un like» o comentar la aportación.
Función Suggest
La sección Suggest representa del modo más directo la función de descubrimiento de información. Aporta referencias, pero también sugerencia de miembros de Mendeley que tal vez nos interese seguir por seguir, a su vez, el nuestro.
Suggest · Articles for you
Los artículos sugeridos –Articles for you– son una de las aportaciones principales de la funcionalidad Suggest. Vemos un ejemplo en la captura siguiente. Uno de los autores trabaja en temas de periodismo computacional, y el algoritmo de Mendeley (vinculado a Scopus) hace propuestas en este sentido, como se puede apreciar:
En esta captura, vemos la estructura de información de un artículo sugerido por Suggest: datos del artículo (título, autor, fuente y resumen) más métricas esenciales que nos permiten valorar la autoridad del mismo. Hemos destacado también las opciones:
- Add to library, que obviamente nos permite guardar la referencia en Mendeley;
- Show similar articles, que nos aporta aún más opciones de descubrimiento de información.
Registro de un documento
Mendeley tiene funciones similares a las de una base de datos académica como Scopus o WoS (salvo la búsqueda que es muy limitada), y en concreto podemos acceder al registro de las referencias (que debe tomar de Scopus). En cuyo caso, tenemos metadatos e informaciones muy enriquecidas.
La captura precedente muestra la estructura y composición del registro (metadatos) de una de las referencias propuestas por Suggest. Ir al registro del documento nos aporta alguna funcionalidad adicional. En concreto, hemos destacado entre otras cosas el botón para añadirlo a nuestra base de datos que, como veremos, incluye más funciones que en el modo referencia.
Registro · Añadir documentos
La función de añadir documentos a nuestra base de datos desde Suggest permite seleccionar la carpeta de destino, lo que es extremadamente útil.
Registro · References
Acceder al registro de una referencia, además de una opción de guardar documentos que está más articulada, nos proporciona la lista de las referencias citadas por el artículo en cuestión, con opciones de interacción adicionales (añadir a la base de datos, ir a la fuente).
Sugerencias: Cited by y Related articles
Seguimos explorando las posibilidades del registro de un documento: en este caso vemos las opciones Cited by (otros documentos que citan al artículo en cuestión) y Related articles, esto es, documentos relacionados.
Caracterización de un documento por perfil de lectores
Seguimos con el registro: podemos ver aún dos opciones más del artículo en cuestión. En este caso, se trata de dos índices de caracterización del mismo. En este caso con base en los perfiles de los lectores: su «grado senior» (Seniority) y su adscripción temática.
Búsquedas
Lo que sin duda está peor solucionado son las búsquedas. Pese a tratarse de un espacio virtual con millones de documentos y de usuarios, tenemos una simple caja de búsqueda por todo recurso como sistema de recuperación de información, aunque al menos permite buscar por separada en Artículos (Papers), Investigadores (People) y Grupos.
Gestor de referencias
Por último, corresponde referirse a la función original de Mendeley, esto es, a la gestión de referencias. En primer lugar, veremos cómo es el gestor en referencias en versión online, y después presentaremos algunas capturas de pantalla de la versión escritorio.
Base de datos en versión en línea
En la captura precedente hemos marcado las opciones más destacadas de la base de datos personal en su versión online:
- Lateral izquierdo: tenemos las funciones para añadir documentos y referencias y la estructura de carpetas y grupos.
- Parte central: la lista de referencias de nuestra base de datos.
- Lateral derecho: la ficha de uno de los documentos seleccionados.
La base de datos en versión escritorio
La captura precedente muestra los grupos funcionales principales de Mendeley como aplicación (software) de escritorio:
- Menú principal
- Opciones destacadas
- Carpetas y grupos
- Lista de referencias, eventualmente con los documentos completos (pdf)
- Lista de autores
- Ficha (registro) de una referencia
En lo que sigue, puesto que no pretendemos hacer un tutorial, ya que por suerte abundan las guías de Mendeley, nos vamos a presentar algunas opciones que nos parecen poco conocidas.
Versión escritorio · Importar documentos
Mediante la opción que mostramos en la captura, podemos hacer que la aplicación de escritorio monitorice una o más carpetas de nuestro disco duro. En tal caso, cada vez que activemos la aplicación, buscará nuevos documentos (pdf) para incorporarlos a nuestra base de datos.
Versión escritorio · Eliminar duplicados
Otra función útil, en especial cuando se maneja gran cantidad de referencias y grupos, es la opción Check for Duplicates que permite encontrar registros repetidos, ya sea dentro de una carpeta en concreto o en toda la base de datos personal.
Una vez halladas los eventuales duplicados, Mendeley brinda la opción unirlos o fusionarlos en un solo registro. Si la información es consistente en todos los campos bibliográficos, No conflict fields, podremos hacerlo con el botón Confirm Merge. En caso contrario, nos indicará cuáles son los campos con información diferentes para corregirla.
Versión escritorio · Filtros
No disponible en la versión web, esta opción permite ordenar y recuperar toda la bibliografía por autor, palabra clave, etiquetas y título de la publicación. Tanto dentro de una carpeta específica como en toda la biblioteca personal en Mendeley.
Esta función es particularmente útil para detectar inconsistencias en el ingreso de los nombres de firma de los autores, pero también para crear grupos de documentos de forma selectiva en base a alguno de los criterios mencionados.
Versión escritorio · Autocompletar registro
Otra interesante utilidad es la función de búsqueda automática para completar eventual información faltante en los registro bibliográficos a través de identificadores únicos de catálogos, Catalog IDs, y principalmente DOI (Digital Object Identifier).
Si al menos se cuenta con ese número, basta con pulsar el símbolo de lupa que aparece a su costado y Mendeley recupera y completa todos los campos disponibles de forma automática.
Versión escritorio · Crear carpetas y grupos
No podemos crear grupos en el portal de Mendeley desde el mismo portal. Para crear grupos, hemos de utilizar esta función desde la aplicación de escritorio.
Versión escritorio · Exportar citaciones
Aparentemente, para generar una bibliografía con Mendeley, es necesario utilizar el plugin del procesador de textos para generar citas y después la bibliografía.
Sin embargo, podemos tener una bibliografía si seleccionamos algunas referencias, por ejemplo, todas o parte de las referencias de una carpeta, y utilizamos el botón de la derecha del ratón (en Windows, en otros sistemas debe usarse la opción equivalente).
Entonces, con Copy As > Formatted Citation… podemos tener una lista de referencias bibliográficas sin necesidad de crear un texto con Word.
Versión escritorio · Plugins para editor de texto
Las siguientes dos capturas ilustran, respectivamente, la instalación (o desinstalación) de los plugins para editores de texto y su incorporación en un documento creado con un editor de textos (Word, en concreto).
Mendeley como parte de Word
Conclusiones
Mendeley es un gestor de referencias bibliográficas muy conocido, sobre todo en su versión de software de escritorio, del que además abundan las guías y tutoriales.
Por este motivo, hemos elegido centrarnos en la versión online de Mendeley, ya que en tal caso estamos antes un ingenio con diversas funciones, dos de las cuales nos han parecido especialmente interesantes: la red social académica y las de descubrimiento de la información y, probablemente, mucho menos conocidas.
De este modo, el uso de la versión online de Mendeley es especialmente recomendable, porque une las dos dimensiones señaladas a las que ya conocemos de la versión de escritorio.
Esta evolución (que no es reciente, pero como ya hemos dicho nos parece poco conocida) es muy positiva, porque añade más dimensiones a la gestión de la información, aprovechando las prestaciones genuinas del mundo digital.
Igualmente, hemos identificado aspectos mejorables. Nos parece un problema, aunque sea menor, que las versiones online y de escritorio no compartan las mismas funciones.
Algunas opciones solamente son posibles desde la versión de escritorio. En teoría, si no hemos descuidado ningún aspecto, la única versión funcionalmente completa es la de escritorio. Es una lástima no aprovechar en cambio la versión online para que los usuarios puedan tener un gestor de referencias completo independiente de cualquier ubicación física.
Anexo – Descubrimiento de información
El concepto de descubrimiento de información entra en juego cuando accedemos a nueva información, o obtenemos una información previamente desconocida, sin necesidad de utilizar la interrogación, esto es, la búsqueda por palabras clave, ni tampoco acciones específicas de navegación.
Las recomendaciones que aparecen en el feed de Mendeley y la sección denominada Suggest, actúan así como un auténtico sistema de information discovery, por utilizar la expresión anglosajona original.
Para ver más sobre este concepto, aplicado a bases de datos y plataformas digitales, se puede consultar esta entrada:
Cómo citar esta entrada
Codina, Lluís; Morales-Vargas, Alejandro. Mendeley: red social, descubrimiento de información y gestión de referencias. Septiembre 2019. Acceso: https://www.lluiscodina.com/mendeley-red-social-academica
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