Google Keep: bloc de notas digital e interactivo

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Una nota en Google Keep
Google Keep: cabecera de la aplicación en la versión de escritorio. En la barra lateral vemos las dos grandes secciones, Notas y Recordatorios y debajo la lista de las Etiquetas.  El editor de notas queda en el centro de la página listo para registrar nuestras ideas.

Google Keep es un bloc de notas versátil con numerosas posibilidades, empezando obviamente por la de toma de notas, pero también podemos utilizarlo para elaborar listas de tareas, establecer recordatorios y guardar enlaces de sitios web, por mencionar las más significativas.

Por otro lado, como bloc de notas lo cierto es que explota plenamente su calidad digital y podemos crear notas con texto, dibujos, listas de verificación y fotografías. Podemos por tanto, usarlo como bloc de notas clásico para anotar ideas o para tomar notas en una reunión, con la seguridad de que, a diferencia de las notas en papel, las vamos a poder recuperar fácilmente en cualquier momento.

Pero también podemos usarlo para guardar fotografias que hayamos tomado en un momento dado, por ejemplo, de un documento que se ha utilizado en la reunión, o de una presentación, etc. Poder utilizar casillas de verificación nos ayudará a controlar el complimiento de tareas; y poder añadir recordatorios tiene la función obvia que tanto nos puede ayudar en nuestros objetivos.

Interactividad

Hemos señalado su carácter interactivo porque podemos vincular Keep con nuestro correo electrónico y con la aplicación Documentos de Drive, así como podemos añadir enlaces o bien desde un plugin del navegador o desde la opción compartir del móvil, ya que dispone tanto de versiones para móvil, como de escritorio. 

Pero, otro motivo para señalar su carácter interactivo es su singular función de caracterización automática de nuestras notas, que veremos en funcionamiento cuando hagamos uso de la búsqueda de información, una función que veremos mejor en la parte dedicada a mostrar Keep mediante capturas de pantalla.

Dada su enorme facilidad de uso, en lo que sigue, mostramos sus principales funciones mediante un breve tour formado por capturas de pantalla a las que únicamente añadiremos un breve comentario.

Google Keep: funciones más significativas


Notas

Ejemplo de uso de Google Keep
Una nota de ejemplo con Google Keep en la que vemos texto, una lista de ítems, un recordatorio, y un enlace a un sitio web, como ilustración de algunas de sus posibilidades. En la fila inferior, vemos los iconos de sus principales funciones.

Lista de tareas

Lista de tareas en Google Keep
Ejemplo de nota con casillas de verificación. Al hacer clic sobre la casilla, se considera una tarea cumplida, se retira de lista y se añade al final una lista de elementos completados.

Recordatorios

Recordatorio con Google Keep
Un ejemplo de recordatorio: vemos el icono con el reloj que señala el vencimiento. Al hacer clic en el recordatorio, además de modificar la fecha podemos hacer que sea repetible.

Guardar enlaces

Función de guardar enlaces con Google Keep
Keep permite guardar enlaces de sitios web, de forma directa, por copiar y pegar la URl del enlace, o con un plugin o extensión del navegador

Extensión del navegador

Uso del plugin o de la extensión del navegador para capturar el enlace de un sitio web. Además de añadir un título y un texto, podemos asignarle etiquetas. Esta última funcionalidad le abre la puerta como posible herramienta de curación de contenidos.

Opciones de las notas

Opciones en Google Keep
Todas las nota en Keep disponen de una fila de iconos con las opciones, además de otras adicionales en el icono de los tres puntos verticales. La función de añadir etiquetas ayuda mucho a la organización de las notas. La de enviar a Documentos de Drive, nos asegura posibilidades adicionales de edición.

Búsqueda y categorización

Usar etiquetas

Una buena práctica consiste en definir un sistema de etiquetas o categorías y asignar siempre algunas a cada nota

Búsqueda predictiva

Búsqueda por palabras clave. Antes de acabar de teclear la palabra, ya aparece la nota con la mejor coincidencia.

Categorización automática

Cuando hacemos clic en el espacio de búsqueda, sin entrar ninguna palabra clave, aparece una categorización automática basada en el análisis de los contenidos de las notas

Versión móvil: página inicial

Versión móvil Google Keep
Keep en la versión móvil: página de inicio

Versión móvil: creación de una nota

Versión móvil de Google Keep
Versión móvil: edición de una nota

Versión móvil – Interacción con la agenda

Google Keep interacciona con otras aplicaciones: añade recordatorios a la agenda de forma automática.

Conclusiones

Parece que Keep, al presentarse, como suele ser el caso de las aplicaciones de Google, como una solución gratuita,  puede ser una amenaza relativa para las aplicaciones de pago similares como Evernote. Decimos relativa porque este último presenta diversas funciones que probablemente para un amplio colectivo de usuarios pueden ser insustituibles. No obstante, parece inevitable que una parte de del mercado actual o futuro de las aplicaciones que requieren una suscripción se vea amenazado.

Nosotros la recomendamos sin dudarlo para aquellos sectores, por ejemplo, estudiantes de universidad, para los cuales las aplicaciones de pago no parecen la solución más adecuada a su situación. Tal vez cuando se integren en el mundo profesional laboral tengan sentido, pero mientras mantengan su condición de estudiantes, esta clase de aplicaciones abiertas es una solución ideal.

Nuevas funciones

Google Keep cada vez añade más funciones, cada vez se integra mejor con otras aplicaciones, por ejemplo, con el correo electrónico y con Drive, y no deja de mejorar su diseño, que actualmente es verdaderamente elegante y de una enorme usabilidad. Además, está disponible en todas las plataformas: escritorio y móvil, y tanto en Android como en iOS.

Como decía, para estudiantes de universidad (o de cualquier nivel, naturalmente) y profesionales cuya demanda de funciones de un sistema de notas no sea tan elevada o tan sofisticada como para necesitar aplicaciones más complejas (como Evernote) puede ser una solución idónea para mantener sus anotaciones ordenadas, siempre a mano en cualquier plataformas, así como para otras opciones muy necesarias como guardar enlaces, establecer recordatorios, etc., tan  característica del mundo académico… y de tantos entornos profesionales.

¿Gestor de tareas o bloc de notas?

Aunque tiene la útil función de las casillas de verificación, no es un gestor de tareas como Trello o Wunderlist, sino un auténtico y genuino bloc de notas. Eso sí, hemos visto que es capaz de exprimir las cualidades del mundo digital en cuanto a la variedad de contenidos que admite y a sus posibilidades de interacción. Otra cosa es que en algunas ocasiones, nos puede convenir echar mano de una lista simple de tareas que no vaya más de una serie de casillas de verificación.

Pero si hemos de compararlo con otras aplicaciones, parece que su referente está mucho más cerca de aplicaciones como Evernote que de otras como las mencionadas más arriba. De hecho, podemos recordar que Google también tiene un gestor de tareas como tal, la aplicación imaginativamente llamada Tareas de Google.

Curación de contenidos

Precisamente, es como bloc de notas que puede ser una herramienta para curadores de contenidos y para periodistas, por su función de captura de enlaces a los que podemos añadir título, una nota y etiquetas, cosa esta última que permitiría su gestión. Como sea, una aplicación que parece que está llegando a un grado de madurez suficiente para que sea considerada seriamente como parte de la caja de herramientas de estudiantes de universidad y otros colectivos como los mencionados que, por la razón que sea, no necesiten todas las funciones de sus equivalentes de pago.