Gestión de información personal: integración mediante el correo electrónico [reseña]

Cubierta del libro Gestión de la Información Personal
Cubierta de la obra reseñada del Dr, Jorge Franganillo

Resumen

La información es un recurso imprescindible, puesto que la necesitamos para tomar decisiones acertadas y resolver tareas con agilidad en nuestra vida cotidiana. Por ello, del conjunto de información al que tenemos acceso, creamos un subconjunto personal que anticipa necesidades futuras: capturamos y almacenamos piezas que prevemos usar después, y las organizamos según esquemas propios.

Aunque existen numerosas herramientas para la gestión, la información no siempre está bajo control: suele estar dispersa en formas, aplicaciones y dispositivos distintos, y tal fragmentación complica la adecuada gestión. Este libro presenta una visión panorámica de la gestión de información personal, proporciona algunas claves para favorecer la integración y aborda un estudio detallado del correo electrónico como solución unificadora.

La gestión de información personal es una disciplina que aspira a resolver un viejo problema: garantizar que una fuente o un canal de información, una vez localizado, volverá a estar disponible cuando quiera que se lo necesite. Como actividad cotidiana, abarca el conjunto de acciones que una persona ejecuta para obtener, crear, almacenar, organizar, recuperar y utilizar la información que necesita para resolver sus tareas y para cumplir con diversos roles y responsabilidades.

Dado que buena parte de la información personal se obtiene y se genera mediante el correo electrónico, este sistema resulta idóneo para la gestión de tareas y contactos, y también como archivo personal, funciones clave de la gestión de información personal. Muchas personas usan el buzón electrónico para organizar sus obligaciones, como agenda de contactos y como depósito de información, y consiguen así unificar el acceso a su información personal. (Fuente: del Resumen de la obra reseñada)

Tabla procedente de la obra reseñada

Introducción

En su Autobiografía (1791), una de las más influyentes de todos los tiempos, Benjamin Franklin describe las trece virtudes fundamentales. La tercera, el orden, es la que más le preocupaba.

El orden se refiere […] a la colocación de cada cosa en su sitio, ordenar los papeles, etc. Me parecía enormemente difícil habituarme a ello. […] La adquisición de esta virtud me exigía concentrar la atención con tan dolorosos esfuerzos, las faltas que cometía en este capítulo me resultaban tan particularmente mortificantes, hacía tan escasos progresos en mejorarme en este aspecto y mis recaídas eran tan frecuentes que llegué a pensar en claudicar y admitir que tendría que vivir con este defecto en mi carácter.

Benjamin Franklin

Más de dos siglos después, las personas todavía dedican notables esfuerzos a buscar ese orden, y lo consiguen con mejor o peor fortuna. Y aunque hoy disponen de más instrumentos, y más sofisticados, para organizar la información, esta es hoy más heterogénea y muy abundante. Aquello que requiere orden ya no son únicamente «los papeles», sino también una amplia variedad de piezas digitales —fotografías, ficheros de música, documentos ofimáticos, mensajes, etc.— y de todo ello hay sobreabundancia.

Esta sobrecarga informativa, uno de los males de la vida moderna, plantea el reto de gestionar con eficacia la información que se necesita para tomar decisiones, para resolver tareas, para aprender y, en definitiva, para mantener un cierto dominio sobre el entorno. Es evidente que la información es imprescindible en la vida cotidiana, pero también es evidente la dificultad para procesarla en grandes cantidades.

Por ello, del enorme conjunto de información al que tienen acceso, las personas crean un subconjunto de información personal que pueden usar cuando sea necesario. Capturan y almacenan piezas de información para usarlas luego, y las organizan, las gestionan, según un esquema propio.

Fuente: obra reseñada

Esta gestión exige controlar la información, saber dónde y cómo está, lo que suele ser difícil o engorroso. La información puede llegar en mal momento, o estar en mal lugar, o bien puede perderse en un laberinto o simplemente caer en el olvido. Puede estar en otro ordenador, en otra agenda, en otro dispositivo. O puede estar al alcance de la mano, pero ser inservible por estar en una aplicación o en un formato inaccesibles, y entonces las molestias para acceder a ella quizá superan a los beneficios que se esperan obtener.

Puede uno olvidarse de la información pese a los esfuerzos para tenerla presente, o hacer un uso poco eficaz aun teniéndola a la vista. Quién no recuerda la sensación de impotencia por no encontrar cierta pieza de información (documento en papel, mensaje electrónico, fichero digital) sabiendo que «rondaba por aquí». Quién no recuerda la pérdida de tiempo que significó la necesidad imperiosa de encontrar una información perdida.

El manejo defectuoso de la información personal implica asumir errores de magnitud diversa y de consecuencias inciertas, y el deber de concluir tareas se asocia entonces a una fricción informativa que consume valiosas energías físicas y mentales (Licklider, 1965). Efectivamente, toda petición que se reciba puede significar un exceso de actividad que, por absorbente, aumenta la fatiga y predispone a cometer errores mientras se intenta reunir la información necesaria, que suele estar dispersa.

Gestionar la información personal de forma adecuada adquiere entonces una importancia decisiva. Es un objetivo. Al fin y al cabo, la información es un recurso valioso, aunque el valor no le es intrínseco. Es un recurso muy abundante y por ello conviene organizarla, porque gestionar información es la manera más tangible de gestionar otros recursos —tiempo, atención, conocimiento, dinero— que sí son intrínsecamente valiosos (Jones, 2007a).

La correcta gestión de la información personal requiere de tres clases de tecnologías: las que ayudan a guardar información (capturarla y almacenarla), las que ayudan a reencontrarla y las que ayudan a organizarla (estructurarla). Una herramienta común que reúne las tres es el correo electrónico. Inventado por el joven ingeniero norteamericano Ray Tomlinson en septiembre de 1971, el correo electrónico le dio a Internet un impulso decisivo y, al hacerse popular, modificó la vida de muchas personas en cuanto a la forma de comunicarse, de enviar o recibir información, e incluso de organizarse.

Actualmente, el correo electrónico es para muchos el canal por donde discurre información importante, personal o profesional, y ello lo convierte en una parte esencial de la actividad diaria. De ahí que sea una de las aplicaciones informáticas utilizadas con más frecuencia. Muchas personas dedican una gran cantidad de tiempo a utilizar el correo electrónico, una herramienta esencial para su trabajo diario, y no solo para comunicarse. En efecto, el correo electrónico desempeña un papel central en cómo las personas organizan, recuerdan y dirigen sus quehaceres.

Para muchas personas, las actividades personales y laborales son más interpersonales que solitarias, y el correo electrónico es el conducto principal a través del cual se distribuye la información relacionada con esas actividades (Bellotti et al., 2005; Castro, 2009). Por su función canalizadora de información útil, muchas personas lo utilizan para gestionar sus tareas, documentos y contactos, a pesar de que no se diseñó para ninguna de estas actividades (Fuente: Capítulo de Introducción de la obra reseñada [fragmento])

(…)

Contenido

Prólogo. “Nuevos vinos para viejas odres: de la gestión de documentos a la gestión de la información personal”. (A cargo de Mario Pérez-Montoro)

Introducción

1.  La gestión de información personal

1.1. Antecedentes históricos

1.2. Elementos de la gestión de información personal

1.2.1. Información personal

1.2.2. Piezas de información

1.2.3. Espacio personal de información

1.2.4. Colecciones de información personal

1.2.5. Ecosistema de información personal

1.3. Actividades de la gestión de información personal

1.3.1. Actividades de encuentro y reencuentro

1.3.2. Actividades de guardado

1.3.3. Actividades de organización y mantenimiento

1.3.4. Actividades de explotación

2.  Integración de la información personal

2.1. Integración mediante búsqueda

2.2. Integración mediante correo electrónico

2.3. Integración mediante proyectos

2.4. Integración a través de propiedades

2.5. Integración a través de una representación subyacente común

2.6. Integración a través de un registro digital de «todo»

2.7. Integración mediante técnicas y estrategias organizativas

3.  El correo electrónico en la gestión de información personal

3.1. Una aplicación unificadora

3.2. Un instrumento para actividades de GIP

3.3. La sobrecarga de correo electrónico: causas y efectos

3.4. Una falsa necrológica

4.  El correo electrónico, entre la esfera laboral y la personal

4.1. Estado de la cuestión

4.2. Objetivos de investigación

4.3. Método

4.4. Resultados

4.4.1. Conductas de GIP mediante el correo electrónico

4.4.2. Diferencias conductuales entre el ámbito laboral y el personal

4.4.3. Implicaciones para el diseño

4.4.4. Aspectos culturales y legales

5.  Orientaciones para el futuro

6.  Referencias bibliográficas


Referencia y enlaces útiles

Jorge Franganillo. Gestión de información personal: integración mediante el correo electrónico. Barcelona: UOC, 2018 (ISBN: 9788491803003 – ISBN: 9788491803010)