Ecuaciones de búsqueda ·3· Búsquedas al futuro: cómo configurar servicios de alerta en bases de datos académicas

Gracias a los servicios de alerta de las bases de datos académicas podemos estar informados de los temas que afectan a nuestros proyectos de una forma eficiente y a la vez extremadamente cómoda, ya que no necesitaremos repetir las mismas búsquedas una y otra vez. En su lugar, será la propia información la que vaya a nuestro encuentro.

Los servicios de alerta son el complemento perfecto de las ecuaciones de búsqueda. Para situarlas en su contexto y así poder entenderlas mejor, podríamos decir que hay dos tipos de búsquedas:

• Retrospectivas, es decir, al pasado. Son las convencionales. Las que hacemos cada vez que consultamos una base de datos. De estas búsquedas es de las que hemos hablado extensamente en artículos anteriores.

• Al futuro. Son las búsquedas que haremos si definimos una alerta, porque significa que, a partir de este momento, seremos informados de todo lo que se publique en el futuro, y esto de forma automática sin necesidad de intervenciones adicionales por nuestra parte.

Los servicios de alerta como parte del esfuerzo de investigación en un proyecto

La recomendación general para encajar los servicios de alerta en nuestro esfuerzo investigador, en el caso de proyectos a medio y largo plazo (por ejemplo, en una tesis doctoral o en un proyecto de investigación financiado), podría ser la siguiente:

1. Como fase inicial, llevar a cabo diversas búsquedas retrospectivas para constituir un banco de artículos con destino al estado de la cuestión que llevaremos a cabo para nuestro proyecto.

2. A partir de aquí, definir una o más alertas. De este modo estaremos seguros que iremos recibiendo las novedades sobre el tema, sin necesidad de repetir las búsquedas. Y lo más importante, no será necesario confiar en que nos acordaremos siempre de volver a hacer tales búsquedas. El servicio de alerta ya se ocupará de ello.

3. Revisar las novedades tal como vayan llegando como resultado de la activación periódica de las alertas por parte de la base de datos, que nos las hará llegar, típicamente, por correo electrónico.

4. Como se supone que la mayoría de los resultados serán publicaciones bibliográficas (p.e. artículos de revista), proceder a registrarlos (si puede ser de forma automática) en nuestra base de datos personal o del grupo. Esto lo podemos hacer, por ejemplo, utilizando Mendeley o Zotero. Si creamos una carpeta específica para cada alerta, lo tendremos todo bastante controlado.

5. Revisar y editar periódicamente las alertas creadas, ya sea para modificarlas, crear nuevas o eliminarlas si ya han cumplido su misión.

Observaciones importantes:

• En el ciclo de vida de cualquier proyecto y más aun en los ejemplos señalados, llegará un momento en el que necesitaremos dejar de recopilar información sobre el estado de la cuestión, es decir sobre lo que otros han hecho, para poder centrarnos en lo que nosotros debemos hacer para nuestro proyecto, por tanto, esta fase debe tener un final. Cuánto puede durar exactamente esta fase es una cuestión discrecional. En estudios de revisión cuantitativos o cualitativos muy rigurosos en el ámbito de la salud, esta fase puede durar un año o más. Para una tesis doctoral, puede estar entre los 3 y los 6 meses. Para redactar un proyecto de investigación, tal vez podemos pensar en varias semanas, etc., pero la cuestión es que, hasta donde nosotros sabemos, no hay nada establecido al respecto, por lo cual se trata, como decíamos, de un aspecto discreccional. Lo que sí podemos afirmar es que, cuanto más completo sea el estado de la cuestión, más complejo y sofisticado será nuestro discurso y, sobre todo, con mucha mayor solidez y confianza abordaremos nuestro proyecto.

• ¿Cuántos componentes debe tener el banco de artículos? Hay dos componentes de contexto que debemos tener en cuenta antes de responder. Uno, es que nos movemos en las revisiones sistemáticas con destino a un trabajo académico tipo tesis doctoral, trabajo de fin de máster o propuesta de proyecto de investigación. Segundo, nos movemos en el ámbito de las Humanidades y las Ciencias Sociales. Entonces, podemos decir que las horquillas habituales se sitúan entre unas decenas como mínimo, y un centenar o poco más, como máximo. Pero de nuevo, no hay nada establecido de forma rígida.

• Por supuesto, no es necesario estar involucrado en un proyecto de investigación ni una tesis para utilizar los servicios de alerta. Casi cualquier escenario en el que necesitemos estar al día en algún ámbito que afecte a la información académica aconseja igualmente su uso. En caso de que nuestro entorno de trabajo no nos permita utilizar bases de datos que requieren una suscripción, siempre podemos utilizar Google Scholar.

EL GRUPO ÓPTIMO DE BASES DE DATOS ACADÉMICAS

Tomamos como contexto general las Ciencias Humanas y Sociales y de forma más concreta, la Comunicación Social para considerar las bases de datos candidatas en las que definir servicios de alerta. En tal caso, el conjunto óptimo de bases de datos podría estar formado por los siguientes grupos:

Grupo común

• Scopus
• Web of Science
• Google Scholar
• En el caso de España además se recomienda utilizar Dialnet Plus y las bases de datos del CSIC

Grupo de Humanidades, Ciencias Sociales y Comunicación

• Communication Source
• Humanities Source
• International Bibliography of Art
• Project MUSE
• Sage
• Taylor and Francis

¿Porqué estas bases de datos? Las del grupo común porque son multidisciplinares, de modo que ningún tipo de investigación debería dejar de considerarlas. Por tanto, sirven para toda clase de proyectos (o de tesis doctorales).

Además, debemos considerar que tanto Scopus como Web of Science tiene un papel de especial relevancia en los procesos legitimadores de la ciencia.

Otra cosa es que, para cada proyecto concreto, podemos encontrarnos que las más útiles (por la relevancia de los resultados) sean las del segundo grupo al que nos referimos a continuación.

Las del grupo de Humanidades, Ciencias Sociales y Comunicación porque están entre las más reputadas e importantes y, aun siendo de tipo multidisciplinar, son aquellas que incluyen las más amplias colecciones de publicaciones dedicadas a los ámbitos señalados.

Para estar completamente seguro, cada investigador o doctorando debería consultar todas las del primer grupo y después alguna(s) del segundo grupo.

Otras bases de datos

Cabe destacar que, en Ciencias Experimentales y en otros ámbitos de Ciencias Sociales existen, por supuesto, otras bases de datos candidatas.

La consulta de una buena guía de bases de datos, como las que suelen ofrecer las mejores bibliotecas universitarias será necesaria para investigadores en tales áreas.

Nosotros recomendamos la Guía de bases de datos por ámbitos específicos que mantiene el CRAI de la Universitat Pomeu Fabra, pero otras bibliotecas universitarias ofrecen buenas guías a sus comunidades respectivas de usuarios.

CONFIGURAR SERVICIOS DE ALERTA

Para esta sección vamos a tomar como ejemplos representativos de tres casos: Google Scholar, Scopus y Web of Science. Recordemos que todas y cada una de las bases de datos que hemos identificado como candidatas del grupo óptimo disponen igualmente de tales servicios, pero sin duda, ilustrar el procedimiento general con más casos sería repetitivo.

Observaciones previas:

• Para poder activar los servicios de alerta, el primer paso común en todas las bases de datos es crear una cuenta e iniciar sesión. Daremos por supuesto este paso para lo que sigue.

• Para entender mejor los ejemplos, supondremos que estamos interesados en estudiar la producción académica sobre automatización de redacciones de prensa.

• Supondremos también que por búsquedas previas hemos comprobado que una ecuación como robot AND (journalism OR journalist) nos puede ayudar a hacer el seguimiento de este tema. Así pues, hemos decidido crear sendas alertas basadas en esta ecuación en Scholar, Scopus y Web of Science.

Google Scholar

1. Tras acceder a Google Scholar, desplegar el formulario de búsqueda avanzada seleccionando la opción correspondiente (∇ )en la caja de búsqueda

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2. Preparar una ecuación de búsqueda

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3. Asegurarse de la eficiencia de la ecuación de búsqueda revisando la página de resultados, y en caso de ser óptima, hace clic en el botón Crear alerta en la navegación que aparece a la izquierda

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4. Configurar otros aspectos, si es el caso y hacer clic en CREAR ALERTA

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5. Desde el menú principal, si iniciamos sesión tendremos siempre la opción Alertas para poderlas administrar

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6. La página de alertas creadas, donde podemos eliminar, modificar o crear otras alertas. Vemos que podemos definir diferentes tipos de alertas, por ejemplo, podemos pedir que nos avise cuando un autor publique o cuando citen una obra.

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Scopus

1. Tras acceder a Sopus, debemos iniciar sesión. Después, hay que preparar una búsqueda avanzada y ejecutarla

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2. Revisar página de resultados y, en su caso, hacer clic en la opción Set alert (disponible en la parte superior de la misma)

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3. Configurar, si es el caso, las diferentes opciones y hacer clic en Save

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4. En un menú a la derecha, tipo hamburguesa (≡), está disponible, pero queda oculto por este menú precisamente, My Scopus, una sección muy importante. Dentro de éste tendremos acceso a las otras opciones que nos interesa examinar:

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5. Una vez en My Scopus podemos seleccionar Alerts para administrar nuestras alertas

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6. La página de alertas en Scopus

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Web of Science

Mostraremos en este caso las opciones de forma mucho más selectiva, porque los procesos son similares.

1. Crear una alerta desde la página de resultados (parte lateral superior izquierda)

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2. Administrar las alertas en la opción Mis herramientas

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3. Página de edición de los tres tipos de alertas que podemos definir con WoS: citas, revistas y búsquedas

Conclusiones

Las búsquedas convencionales, que podemos denominar retrospectivas son, inevitablemente, búsquedas al pasado, de aquí su nombre. Son imprescindibles y el primer paso en cualquier proyecto. Pero es razonable pensar que necesitaremos repetir esas búsquedas en el futuro si estamos en un proyecto a medio o largo plazo.

Hemos visto que las principales bases de datos académicas proporcionan servicios de alerta. Gracias es este servicio, podemos planificar búsquedas al futuro, una vez que hemos podido identificar con seguridad nuestras necesidades de información.

De este modo, no es necesario llevar acciones repetitivas por nuestra parte, ni confiar en que nuestra memoria sea perfecta y sepamos recordar cada vez cuál fue la ecuación que nos resultó más útil.

Las fases para poner en funcionamiento este servicio a nuestro favor son simples y, afortunadamente, están razonablemente estandarizadas, por lo cual mostrando solamente tres casos creemos que hemos podido ilustrar su funcionamiento para cualquier base de datos.

Anexo – El concepto de grupo óptimo de bases de datos

Hace tiempo que hemos renunciado a identificar cuál es la mejor base de datos para un proyecto de Comunicación Social, entre otras cosas porque no existe.

En su lugar, utilizamos el concepto de grupo óptimo, ya que sería imposible garantizar la solidez de una revisión sistematizada utilizando una sola base de datos.

Reconocimientos

1. Sobre el concepto de las búsquedas al futuro me gusta recordar que debo el afortunado término a Carles Guillem, fundador y gerente durante muchos años, de la excelente base de datos de prensa MyNews.
2. Me gusta también recordar la formación en el uso de bases de datos que le debo a quien ha sido (y sigue siendo) formador de muchos documentalistas en este terreno, Tomàs Baiget, cuando esta especialidad recibía el sugerente nombre de Teledocumentación, y de la cual fue pionero en nuestro país. Han pasado muchos años, pero dado que los fundamentos de los procesos de búsqueda y de representación de la información son de tipo lógico (aunque las interfaces hayan cambiado mucho) las bases siguen siendo las mismas.

Otros artículos de la serie Ecuaciones de búsqueda en bases de datos académicas:

• 1: Operadores booleanos
• 2: Operadores de proximidad (este artículo)
• 3: Búsquedas al futuro – Servicios de Alerta (este artículo)