E-LIS: repositorio internacional de Información y Documentación

E-LIS es un repositorio, con alma de base de datos, especializado en Ciencia de la Información y Documentación y de alcance internacional.  El nombre responde a las siglas Electronic-prints for Library and Information Science.

Los repositorios  o archivos abiertos de trabajos académicos están jugando un papel de primer orden en el movimiento hacia el total acceso abierto de la ciencia.  Gracias a estos repositorios los autores pueden ejercer el derecho al autoarchivo que cada vez más publicaciones académicas permiten.

Además, los repositorios no se limitan al autoarchivo de artículos de revistas, sino que, como podremos ver en el caso que nos ocupa en este análisis, E-LIS, admiten una amplia variedad de documentos, no necesariamente publicados previamente.

En cualquier caso, entendemos que E-LIS es un repositorio que resulta útil a diversos colectivos:

• Investigadores que trabajen en universidades que no dispongan de repositorio propio.

• Investigadores o estudiosos del sector que desarrollan su labor en centros distintos de universidades, por ejemplo, en Departamento de I+D de empresas o en otro tipo de organismos.

• Investigadores que trabajen en universidades, incluso en el caso de que éstas tengan un repositorio propio, ya que por definición el repositorio de su universidad será multidisciplinar. Estos investigadores pueden beneficiarse también de E-LIS si desean tener sus materiales disponibles en un repositorio especializado en su ámbito.

• Investigadores en cualquiera de las circunstancias que deseen aprovechar el reconocimiento implícito de calidad que implica que sus documentos sean aceptados en E-LIS, ya que pasan por un proceso de verificación. No debemos confundir este proceso con una evaluación, pero aún así, siempre presenta más garantías que algunas plataformas gobernadas por chatbots que aceptan de modo automático, y sin ningún tipo de verificación previa, toda clase de materiales.

Objetivos de E-LIS y equipo

En su página de información, E-LIS se presenta de esta forma (los destacados son nuestros):

E-prints for Library and Information Science (E-LIS) is an international open access archive for e-prints related to Librarianship, Information Science and Technology, and related application disciplines, in keeping with the objectives of the EPrints movement and the Free Online Scholarship (FOS) movement.The purpose of E-LIS archive is to make full text LIS documents visible, accessible, harvestable, searchable, and useable by any potential user with access to the Internet. Furthermore, this service aims to support individuals who wish to publish or otherwise make their papers available worldwide. Open access to LIS papers and their dissemination can also support the building of international LIS networks.  Who maintains E-LIS? An international team of librarians maintains E-LIS. E-LIS is different from similar initiatives because it is based on voluntary work. (…) Established in 2003, e-LIS is an international digital repository for Library and Information Science (LIS).

En lo que sigue, mostraremos la utilización de E-LIS en una doble perspectiva: primero mostraremos su utilización como base de datos, y después mostraremos la forma en la cual un autor o un editor puede publicar materiales en E-LIS.

E-LIS como base de datos

Búsqueda avanzada

El formulario para la búsqueda avanzada consiste en una eficaz variación del pattern habitual con filas apiladas que permiten combinar operadores booleanos y búsqueda parametrizada en una sola operación.

Filtros opcionales previos

Como parte de la búsqueda avanzada, el sistema de consulta de E-LIS incluye una amplísima variedad de filtros previos de tipo opcional que incluyen desde formatos de documentos a especialidades temáticas, pasando por idiomas.

Página de resultados

La página de resultados presenta tres opciones de ordenación básicas: por años, títulos y autores. Podemos exportar los resultados en diversos formatos de archivo generales y en algunos formatos bibliográficos. En cambio no disponemos de la opción de marcar resultados y poder realizar operaciones selectivamente.

Si hemos iniciado sesión con nuestra cuenta de E-LIS disponemos también de la opción de guardar la búsqueda. Y en todos los casos, disponemos de una simple pero utilísima función de previsualización de la primer página o portada del documento.

Registro

El modelo de registro es uno de los más completos que conocemos. Esto no solamente redunda en mucha más información para los investigadores que deben seleccionar y descartar resultados, sino también en búsquedas potencialmente mucho más precisas.

Registro – Referencias

Otra función extremadamente útil de los registros es que incluye las referencias de cada artículo con enlace que permite buscar las referencias en las que podamos estar interesados (véase el botón SEEK en la captura).

Cuando hacemos clic en el botón SEEK que acompaña cada referencia, el sistema lanza una búsqueda en la propia E-LIS, así como en Google Scholar. Lo cierto es que la utilidad de esta función realmente es imposible de exagerar.

E-LIS como repositorio: procesos para incluir documentos

Diagrama del proceso

Para subir documentos a E-LIS, lógicamente primero debemos estar registrados. En tal caso, antes de «publicar» (subir) materiales en este repositorio, nos presenta el diagrama anterior, un tanto intimidatorio, que es ilustrativo del proceso que seguirá y que, en realidad, solamente tiene una parte sustancial: Details. Los demás son apenas pantallas de confirmación.

Tipo de documento

Esta captura muestra solamente una parte de la amplia variedad de tipos de documentos que acepta E-LIS. 

Ficha Details

Parte de la ficha Details donde, efectivamente, debemos entrar una serie de informaciones sobre el documento que queremos incluir en E-LIS. Es la única parte del proceso donde deberemos demorarnos un poco para entrar la información que nos requiere. 

Consiste básicamente, en los datos de identificación: autor, título, etc., un resumen en inglés, la selección de áres de conocimiento y la lista de referencias.

A cambio, nuestro documento estará perfectamente representado y las posibilidades de visualización del mismo se multiplican.

Retroacción

Una vez subido el documento, la retroacción del sistema nos informa que deberá superar un proceso de verificación antes de ser incluido (en su caso) en la base de datos.

Previsualización del registro

Aunque aún no esté aceptado y, por tanto, aún no está disponible de forma abierta para todos los usuarios, podemos tener una previsualización de cómo quedarán los metadatos del documento que acabamos de subir.

Conclusiones

E-LIS destaca por tener un módulo de búsqueda completísimo, por su no menos completo modelo de registro y por la función de búsqueda de las referencias gracias a su botón SEEK.

En realidad, incluye opciones de búsqueda que son más propias de una base de datos académica que de un archivo. De hecho, en ocasiones hemos examinado bases de datos con menos opciones de búsqueda.

En cambio, sorprende que no exista la posibilidad de marcar de forma selectiva los resultados de su página de resultados para después poder operar con ellos. Las opciones de ordenación son suficientes, pero no son muy amplias.  Echamos de menos poder ordenar por número de consultas o por descargas, por ejemplo. Así como poder alterar el orden cronológico (ascendente o descendente).

En conjunto, incluyendo aquí todo el proceso para subir documentos, el sistema resulta altamente funcional (¿diseño centrado en el usuario o sabiduría intrínseca de los diseñadores?).

Le perjudica un diseño un tanto anticuado, pero lo cierto es que esto último es solamente (o nada menos) una cuestión estética. Debemos insistir en que funcionalmente es muy eficaz (que es lo que se supone interesa a los usuarios).

Globalmente, la idea fácil con la que resumiría las impresiones tras considerar E-LIS consiste en parafraser la famosa afirmación: «de no existir, habría que inventarlo».

Efectivamente, al tratarse de un repositorio especializado que, además, se rige por un proceso de verificación, resulta útil a cualquier autor, tanto si trabaja en una universidad que dispone de repositorio propio como si no. No digamos si el autor trabaja en otra clase de centros de I+D.

Por la misma razón, resultará útil incluir a E-LIS en la caja de herramientas esenciales de todo investigador que trabaje en las áreas propias de este repositorio, junto con el resto de datos académicas ya conocidas. Con la ventaja de que todo lo que se encuentra en E-LIS es ciencia abierta.

Nota: un archivo, en este caso, un archivo digital, no necesariamente incorpora funciones complejas de búsqueda. Para merecer el nombre de archivo «solamente» necesitamos un conjunto ordenado de documentos e instrumentos de descripción y de custodia. Una base de datos, por su parte, suele caracterizarse por sus funciones de búsqueda, gracias principalmente al uso de registros de metadatos muy bien estructurados. E-LIS es una combinación de ambas cosas gracias a la ficha (Details) que es necesario cumplimentar cada vez que queremos subir un documento.