Cómo planificar el seguimiento de temas con la búsqueda avanzada y Google Alerts


Google Alerts
El Servicio Google Alerts permite hacer el seguimiento de un tema de interés y descubrir los nuevos contenidos sobre el mismo. En su página principal propone ideas para seguir marcas o celebridades. Sin embargo, se puede utilizar para seguir temas simples o complejos, no necesariamente marcas.


La mayor parte de nuestras búsquedas son retrospectivas. Buscamos en el pasado, aunque sea en el pasado más inmediato, cada vez que lanzamos una búsqueda “normal”. Pero muchos profesionales de la comunicación y la documentación, desde periodistas hasta profesionales del SEO, pasando por los curadores de contenidos, están obligados al seguimiento de ciertos temas, para ellos o para sus clientes. Es decir, aquí y hora, ya saben lo que van a necesitar en el futuro.

En estos casos, si hemos de repetir cada vez las mismas búsquedas, lo que tiene más sentido es utilizar un Servicio de Alerta. Gracias a ellos, podemos especificar uno o más temas sobre los cuales deseamos ser informados cada vez que, en el futuro, se publiquen nuevos contenidos.

Estos servicios de alerta tienen la ventaja añadida de que no será necesario que vayamos nosotros a buscar esa información, sino que sera ella la que vendrá a nosotros, de forma periódica (típicamente, a través de nuestro correo electrónico). Hay varias empresas de press-cliping que ofrecen servicios de mucha calidad en este ámbito; lógicamente a cambio de determinadas tarifas.

Google Alerts, en cambio, es gratuito, y aún con todas sus limitaciones comparado con un servicio de pago, puede llegar a ser extremadamente útil. El problema es que, en su permanente búsqueda de la simplicidad, a veces Google propone soluciones que pueden inducir a error.

Para hacer algunos seguimientos muy simples como los que muestra en su página principal, por ejemplo, saber quién está hablando de determinada marca (que puede ser la nuestra) tal vez es suficiente.

Pero para la clase de temas que necesita seguir un periodista (o un SEO), necesitaremos hacer algo más. Por eso, aunque pueda parecer raro, comenzaremos por explicar como NO se debe usar.

Google Alerts: No usarlo sin la búsqueda avanzada

La clave para usar de forma adecuada Google Alerts consiste en combinar este servicio con la búsqueda avanzada. De lo contrario, tras acceder a Google Alerts nos vamos a encontrar con esta sugerencia equivocada de uso:

  1. Entrar palabras clave en la caja de búsqueda de Google Alerts
  2. Hacer clic en Crear Alerta

A partir de aquí:

  • Probablemente, nos sentiremos desorientados por el mensaje informativo que suele generar, lo que lleva a muchos a abandonar el servicio
  • Pese a todo, en algunos casos, dejamos creada una alerta que, nada garantiza que sea la más adecuada
Primeros pasos, a menudo erróneos, para configurar una alerta. Vemos que no estamos usando parámetros ni operadores booleanos, así como vemos que en seguida aparece un absurdo mensaje (¿de error?) según el cual no hay resultados recientes.

¿Cuál es el problema? Al menos dos: primero, no parece razonable definir una alerta “a palo seco” sin utilizar opciones de búsqueda avanzada. Pero la caja de búsqueda no propone nada al respecto, con lo cual nos permite entrar búsquedas sin ningún refinamiento.

No es lógico, si lo que queremos es estar informados en el futuro sobre un tema. Por el contrario, lo lógico sería precisar primero muy bien qué es lo que queremos, y para esto necesitamos la búsqueda avanzada.

Esto por un lado, y por otro, aparece en cuanto tecleamos las primeras palabras clave un mensaje para informar que no hay resultados recientes, como si esto fuera un problema. ¿No estamos haciendo una búsqueda al futuro? ¿Qué más da que no haya resultados recientes? 

Lo que queremos es estar informados cuando se produzcan nuevos contenidos, y por tanto, es irrelevante que ahora, justamente, no se haya producido (todavía) ninguno. Sin duda, lo que nos quiere decir es que, si ahora no hay resultados (recientes), puede que en los próximos días tampoco los haya. Pero la mayoría de los usuarios no lo interpretan así, sino como si fuera un aviso de que algo han hecho mal (lo sé perfectamente, porque me lo enseñan desolados mis estudiantes cuando reciben la misión de programar una Alerta por primera vez).

Google Alerts
Ejemplo de un correo de Google Alerts sobre un tema de seguimiento, en este caso, la realidad virtual aplicada al Periodismo

La solución: primero búsqueda avanzada, después Google Alerts

Como ya hemos reiterado, la clave para un uso adecuado de Google Alerts es usarlo de forma combinada con la Búsqueda Avanzada. Es decir, lo más lógico es preparar primero la búsqueda usando el formulario de búsqueda avanzada con el Google “normal”, explorar los primeros resultados y valorar si las palabras clave y los operadores utilizados nos dan resultados parecidos a lo que queremos en el futuro.

Y lo más eficiente es hacer una búsqueda que combine además de operadores algunos filtros o parámetros. Por tanto, lo más lógico es hacer una búsqueda booleana y parametrizada combinadas. Si esto suena intimidante, no debería porque es de lo más simple utilizando el formulario de búsqueda avanzada de Google.


Guía, paso a paso, para utilizar la búsqueda avanzada de Google


Por tanto, la secuencia correcta de uso de Google Alerts es esta (después mostraremos las fases con capturas de pantalla):

  1. Hacer pruebas usando el formulario de la búsqueda avanzada hasta encontrar la ecuación que nos proporciona resultados útiles y parecidos a lo que queremos buscar. 
  2. Una vez estamos seguros de haber dado con una buena ecuación de búsqueda, tras examinar los resultados, copiar la ecuación de búsqueda que Google ha generado a partir del uso del formulario de búsqueda avanzada.
  3. Ir a Google Alerts y pegar (o transcribir) la ecuación de búsqueda en la caja de búsqueda de Google Alerts.
  4. Modificar las opciones de la alerta de Google y elegir las que nos convengan más en relación con idioma, periodicidad, tipo de documentos, etc.
  5. Crear la alerta (¡ahora sí!).

Las siguientes capturas muestran las fases más significativas de este proceso:

1. Preparación de la búsqueda con el formulario de búsqueda avanzada del Google “normal”

Hemos combinado una frase, “articial intelligence” con un grupo de sinónimos de periodismo (en inglés), además hemos parametrizado la búsqueda exigiendo que las palabras clave aparezcan en el título. Clic en la imagen para ir al formulario de búsqueda de Google.

2. La ecuación de búsqueda resultante de Google en la cabecera de la página de resultados

Podemos ver de qué forma Google ha transformado la búsqueda expresada en el formulario en una ecuación de búsqueda que, si ha funcionado bien, podemos copiar para trasladarla a Google Alerts

La búsqueda que hemos representado en la primera de las capturas, una vez lanzada la búsqueda nos proporciona esta ecuación:

allintitle:  journalism OR press OR newspapers OR newsroom “artificial intelligence”

3. Copiar la ecuación de búsqueda en Google Alerts

La ecuación de búsqueda copiada en Google Alerts. Si tenemos suficiente conocimiento de los operadores y su sintaxis los podemos entrar directamente sin necesidad del paso anterior, pero en realidad siempre va bien probar primero con Google “normal” para asegurarse de que los resultados se van a parecer a lo que queremos.

En la captura vemos que hemos trasladado la ecuación que hemos comprobado que funciona, y hemos destacado también el botón Mostrar opciones, que veremos a continuación.

4. Mostrar y revisar las opciones

Las opciones deben revisarse. Las que quedan por defecto pueden ser erróneas. Por ejemplo, puede estar pre seleccionado un idioma contradictorio con las palabras clave utilizadas.

Es importante revisar las opciones, porque pueden ser erróneas las que Google pone por defecto. Por ejemplo, casi seguro tendremos que ajustar el idioma, que siempre estará puesto en la versión del Google local, al idioma de las palabras clave. Otras opciones son la periodicidad y el tipo de contenidos. Si dejamos automático, se supone que entran todos. Si no, podemos elegir entre páginas web, noticias, vídeos, etc.

Una vez dados los pasos anteriores, ya podemos crear la Alerta, que siempre podremos editar o eliminar.

5. Escritorio de control de Google Alerts

Una vez creada la Alerta, pasa a nuestro escritorio de control, donde podemos ver las otras Alertas creadas si es el caso, y tenemos opciones de edición y eliminación.

Conclusiones

Con Google Alerts tenemos un poderoso aliado para, literalmente, lanzar búsquedas al futuro. Esto nos permite hacer el seguimiento de un tema con seguridad y facilidad, pero siempre que sepamos unir las opciones y los comandos de la búsqueda avanzada con las opciones de Google Alerts. De otro modo, nos parecerá inevitablemente que el sistema es deficiente.

Los usos de Google Alerts solo están limitados por nuestra imaginación. Tanto si somos estudiosos del periodismo y de los cibermedios, como si estamos implicados con el SEO o incluso si llevamos a cabo actividades de documentación o de curación de contenidos, utilizar de forma adecuada el sistema de alertas de Google nos puede aportar muchos beneficios con una mínima inversión en preparar bien nuestras búsquedas.

Por cierto, el hermano académico de Google, Scholar, también admite la definición de Alertas. En otra entrada, tendremos que ocuparnos de esta variación.

Más sobre Google Alerts

En estos dos enlaces tenemos otros ejemplos de uso, algunos más vinculados con la idea de hacer seguimiento de marcas o de menciones sociales: