Estructura y Funciones de las Bases de Datos Académicas · 3: La Página de Resultados


Icono de la página de resultados de una base de datos


La página de resultados de una base de datos académica es un componente crítico de la calidad global de la misma. En el caso óptimo pueden confluir en ella cinco funciones: resumir, ordenar, filtrar, analizar y exportar, y su importancia es difícil de exagerar por su impacto directo en las posibilidades de explotación de la base de datos.

Para presentar estas funciones, las vamos a distribuir en tres grupos. La primera de éstas, no por ser la más obvia es menos necesaria y consiste en la función de:

  • Resumir

A partir de aquí, tenemos un núcleo duro formado por las funciones de:

  • Ordenar
  • Filtrar
  • Analizar

Por último, las mejores páginas de resultados suelen proporcionar una serie de acciones postselección, denominadas así porque únicamente se activan cuando se selecciona uno o más resultados. Esto nos lleva a la quinta y última (pero no menos importante) función de:

  • Exportar

Examinaremos estas funciones primero de forma conceptual, para pasar en la segunda parte de este artículo a presentar una galería de imágenes para ilustrar las ideas principales. En esta ocasión, usaremos el caso tanto de Scopus como de Web of Science (WoS).


Este es el tercero de una serie de artículos dedicados a las bases de datos académicas. Los dos anteriores se han dedicado a estos apartados:


PRIMERA PARTE: REVISIÓN CONCEPTUAL

Resumir

Es obvio, pero la primera función que debe cumplir una página de resultados es presentar un resumen de la operación de búsqueda efectuada y a la cual se supone que responde la página. Es decir, esta función proporciona una retroacción que confirma la acción efectuada al tiempo que muestra un resumen de la misma.

Se trata de algo que, de forma intuitiva, buscan los usuarios. Pueden sentir desorientación si no la ven: no estarán seguros si han hecho bien las cosas, o si el sistema ha interpretado bien sus órdenes. 

Además, este resumen puede ir acompañado de dos acciones muy características: editar la búsqueda, y guardarla para futuros usos.

Ordenar

La razón por la que, no solamente es factible, sino incluso exitoso, explotar bases de datos pese a la enorme cantidad de contenidos que manejan es que: (1) las búsquedas llevan a cabo un primer e importante filtrado de información. Pero, y esto es muchas veces lo más decisivo: (2) el conjunto resultante puede ordenarse de diversas formas.

De este modo, en un página de resultados bien diseñada debemos encontrar, al menos, formas de ordenación por:

  • Relevancia
  • Fecha de publicación

La ordenación por relevancia suele consistir en situar en posiciones más altas aquellos documentos que presentan, por simple sumatorio, un mayor número de veces la(s) palabra(s) clave buscadas.

Algunos refinamientos adicionales para calcular la relevancia pueden consistir en combinar otros elementos, como la fecha (a igualdad de condiciones, los más recientes, mejor), la variedad de palabras clave (cuantas más palabras clave de la ecuación presentes, mejor). 

En cuanto a la fecha de publicación, buena parte de los usuarios agradecerá que pueda hacerse de forma ascendente (los resultados más antiguos al inicio) o descendente (los más reciente al inicio).

Ahora bien, en algunas bases de datos podemos tener, al menos, aún otras cuatro formas adicionales de ordenación:

  • Por títulos
  • Por autor (normalmente, el primero)
  • Por número de descargas
  • Por número de citaciones

Para algunas opciones (p.e. nombre de autor, número de descargas), algunas bases de datos permiten también opciones ascendentes y descendentes.  

Filtrar

La diferencia entre una operación de búsqueda y una de filtrado consiste en que esta última se lleva a cabo sobre el resultado de una consulta previa.

De este modo, una vez tenemos un listado de documentos recuperados, si son muy numerosos, las opciones de filtrado ayudan a reducir el conjunto final de documentos.

Normalmente, estas opciones funcionan con base en permitir la selección de una o más condiciones a partir de un número de facetas, por ejemplo, restringir el nuevo resultados documentos de los últimos 3 años, o podemos limitarlos a aquellos que se centran en una determinada temática.

De este modo, entre las facetas de filtrado más habituales tenemos las siguientes:

  • Especialidades temáticas
  • Tipo de documento
  • Rangos de fechas
  • Título de la fuente (revista o congreso)
  • Países
  • Idiomas

Algunas bases de datos permiten además filtrados en base a:

  • Afiliación (empresa o lugar de trabajo de los autores, p.e. Universidad X)
  • Financiación (organismo que financia el proyecto, p.e. organismo de la Administración o una fundación, etc.)

Analizar

Los resultados que han sido seleccionados como respuesta a la interrogación pueden ser objeto de análisis más detallados. Estos análisis se pueden llevar a cabo en función, a su vez, de diversas facetas como las ya mencionadas con motivos de las ordenaciones: publicaciones, idioma, países, citaciones, etc.

Obsérvese que la operación anterior (Filtrar) permitía retirar resultados del total inicialmente obtenido, mientras que la función que consideramos ahora (Analizar) proporciona una visión ampliada de las propiedades del grupo de documentos encontrados (o de un subconjunto del mismo).

Estos análisis permiten identificar diferencias o patrones entre los resultados, así como realizar análisis comparativos o disponer de otros criterios de discriminación. 

Exportar

Cuando el usuario examina una página de resultados lo lógico es que desee realizar alguna acción con ellos. La más evidente es hacer clic sobre algún resultado que despierte su interés. A partir de aquí, obviamente, el usuario espera acceder al documento completo o a los metadatos del mismo. Ahora bien, las mejores bases de datos suelen proporcionar acciones adicionales, tales como:

  • Exportar las referencias seleccionadas
    • A un formato de texto
    • A un formato de información determinado (EndNote, RefWorks, etc.)
  • Enviar las referencias a una lista
  • Imprimir o guardar los resultados en un fichero

SEGUNDA PARTE: ANÁLISIS DE CASOS

Una vez hemos revisado las funciones principales de la página de resultados de una base de datos a nivel conceptual, corresponde examinar cómo implementan estas funciones las dos bases de datos que hemos estado utilizando en esta serie de artículos: Scopus y WoS. Procederemos a hacer tal cosa mediante un sistema de capturas de pantalla comentadas.

Logo de Scopus


1. Resumir

Parte de la página de resultados de la base de datos Scopus

Parte superior de la página de resultados de Scopus

Vemos que en la parte preeminente de la página de resultados, Scopus replica la ecuación que hemos llevado a cabo. También nos informa del número total de documentos encontrados. Al lado de este resumen, algunas utilidades: una opción para editar la búsqueda (modificarla), guardarla para un uso posterior, o crear una alerta.

2. Ordenar

Opciones de ordenación de una base de datos

Las opciones de ordenación de la página de resultados de Scopus

La página de resultados presenta hasta cinco opciones de ordenación: por fechas (ascendente o descendente), por citación, por relevancia, por nombre de autores (el primero) y por el título de la fuente (publicación).

3. Filtrar

Opciones de filtrado de la información en Scopus

Opciones de filtrado

La alargada captura demuestra el amplio número de opciones de filtrado de la página de resultados de Scopus, por destacar algunas: por tipo de documento, por títulos, por idioma, por áreas de conocimiento, por países, por afiliación, etc.

4. Analizar

Análisis de resultados en Scopus

La posibilidad de llevar a cabo análisis adicionales de grano más fino en el caso de Scopus lo podemos llevar a cabo a través de un enlace en la página de resultados que nos permite elegir entre 7 facetas con las cuales profundizar en el análisis del conjunto de documentos entregados como respuesta a nuestra consulta. 

5. Exportar

Acciones post selección de la página de resultados de Scopus

Acciones disponibles postselección

Una vez seleccionadas una o más referencias, podemos ver que se activan una serie de opciones: exportar, descargar, crear una bibliografía, enviar por correo, etc., que nos permiten realizar una explotación práctica de los mismos.

Logo de Web of Science


1. Resumir

El resumen de la búsqueda de WoS muestra el total de registros encontrados y nos recuerda la ecuación utilizada (de paso, vemos así cómo se formula en sintaxis directa). La etiqueta Buscar destacada arriba permite editar la búsqueda.

2. Ordenar

Además de las opciones de ordenación por relevancia, orden cronológico (ascendente o descendente), autor y nombre de la fuente presenta opciones exclusivas basadas en citaciones y descargas (conteo de uso).

3. Filtrar

Las lista de opciones de filtrado es realmente amplia: incluye las opciones habituales, entre las que destacan las categorías WoS y el tipo de documentos, también presenta algunas exclusivas, tales como poder filtrar por entidades financiadoras.

4. Analizar

WoS permite llevar a cabo una presentación más de detalle, de grano fino, por así decirlo, mediante una opción adicional que permite presentar los resultados de forma más detallada en función del filtro que queramos usar. En este caso, hemos aplicado un análisis a la opción de filtrar resultados por título de publicación. 

5. Exportar

A partir de la selección de uno o más resultados, tenemos diversas opciones de exportación a nuestra base de datos personal o en un formato estándar, así como de enviar por correo o agregar a una lista.

Conclusiones

Una página de resultados puede aportar pocas soluciones si no viene acompañadas de un conjunto de funciones que permitan al usuario llevar a cabo actividades de filtrado, de ordenación, de exportación, etc.

El simple motivo es que, explorar secuencialmente los resultados tiene un claro límite. En cuando éstos exceden unas cuantas decenas resulta necesario disponer de opciones de ordenación y de filtrado, y si los resultados se cuentan por centenares o miles, entonces estas opciones resultan imprescindibles.

Es por ello, que las mejores bases de datos destacan por la excelencia en este apartado y por los dos que lo complementan, ya vistos en otras entregas: el modelo de registro y la interfaz de consultas

En el caso de la página de resultados hemos visto que las dos bases de datos más importantes a nivel internacional, Scopus y WoS han cuidado mucho el diseño funcional de las mismas, con un equilibrio tan aparentemente igualado en el número de funciones de ambas bases de datos que solamente un análisis detallado adicional podría, eventualmente, indicar un claro ganador (si es que lo hay).

A falta del mismo, lo que podemos reiterar es que, tanto Scopus como Web of Sciences están en la élite de las funcionales de la página de resultados. De modo que las preferencias serán más por ámbitos de especialidad que por funcionalidades. Tal vez un académico de las ciencias experimentales preferirá WoS; pero uno de Humanidades y Ciencias Sociales posiblemente preferirá Scopus. 

Pero recordemos que ambas bases de datos son multidisciplinares y pueden dar cobertura a todos los ámbitos científicos y académicos. Constituyen una afortunada concurrencia de la que nos beneficiamos los usuarios. Ambas poseen méritos propias y ambas son imprescindibles.

En la próxima y última entrega (por ahora) revisaremos las Utilidades Avanzadas: un conjunto de funciones adicionales cuya revisión conjunta hemos reservado para el final.


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