Programación de alertas en bases de datos académicas: contexto, definición y planificación

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Diagrama sobre tipos de búsqueda que incluye las alertas
Los servicios de alerta permiten enfocar las búsquedas al futuro y planificar el seguimiento de un tema. Fuente: elaboración propia.

Las alertas son una forma de búsqueda al futuro que automatiza el seguimiento de un tema. Constituyen uno de los mejores servicios de información que las bases de datos académicas pueden proporcionar a los investigadores, en especial para garantizar la monitorización efectiva de temas en el seno de proyectos a medio y a largo plazo.

Una alerta de búsqueda se compone de:

  • una ecuación de búsqueda (palabras clave más operadores),
  • un calendario de ejecución de la misma (p.e., cada semana o cada mes),
  • y una cuenta de correo electrónico a la que se destinan los resultados que va obteniendo gracias a la iteración periódica de la búsqueda. 

Las alertas de búsqueda se pueden entender muy bien si consideramos las dos formas principales de búsqueda que podemos llevar a cabo en un sistema de información documental tal como son las bases de datos académicas:

  • Búsquedas retrospectivas: son las búsquedas convencionales, las que hacemos cada vez que usamos una base de datos o un buscador de internet como Google o Bing. Como su nombre indica es una forma de búsqueda orientada al pasado, aunque sea al pasado más inmediato, porque toda búsqueda de esta clase implica preguntar qué información previa ha sido publicada  sobre un tema.

  • Búsquedas prospectivas: son las búsquedas que planificamos para que, a partir de un momento determinado del futuro, sean ejecutadas de forma periódica, por ejemplo, cada semana o cada mes. Los resultados, por definición, solo podrán incluir informaciones que en el momento de definir la búsqueda aún no existían. Es por esto que se considera una búsqueda orientada al futuro. La definición de alertas es la forma de llevar a cabo búsquedas prospectivas en bases de datos académicas.


Diagrama de una alerta de búsqueda o alerta temática
Los tres componentes de una alerta de búsqueda en una base de datos académica. Fuente: elaboración propia

Una alerta de búsqueda o alerta temática es una función automatizada que proporcionan las bases de datos académicas y que se compone de tres elementos: (1) una ecuación de búsqueda, (2) un calendario de ejecuciones de la misma (p.e. cada mes) y (3) una cuenta de correo electrónico a la cual se envían los resultados.  Una característica derivada de su funcionamiento es que proporciona únicamente los nuevos resultados que se hayan producido desde la anterior iteración de la búsqueda.


Alertas de búsqueda en bases de datos académicas

Por la definición precedente, sabemos que para utilizar alertas, necesitaremos los siguientes elementos:

  • Un conjunto de palabras claves que habremos derivado de las características de nuestro proyecto.
  • Una selección de bases de datos, que en el caso de las Ciencias Humanas y Sociales, requerirán el uso de Scopus, WoS, DialnetPlus (esta última si trabajamos en un centro o una universidad española o de América Latina) y alguna base de datos especializada, como Communication Source (si trabajamos en temas de Comunicación Social), además del siempre útil Google Scholar como refuerzo a cualquier grupo de bases de datos.

Necesitaremos además:

  • Disponer de cuentas en cada una de las bases de datos que vamos a utilizar, ya que las alertas requieren un usuario identificado.

Además, es imprescindible:

  • Disponer de un gestor de referencias bibliográficas, como Mendeley o Zotero.

Definición de alertas de búsqueda


Para casi cualquier proyecto en Ciencias Humanas y Sociales será recomendable llevar a cabo alertas en:

Además, en el caso de investigadores del sector de la Comunicación Social recomendamos considerar al menos alguna(s) de las siguientes bases de datos (otras disciplinas de Humanidades y Ciencias Sociales también las encontrarán útiles, pero pueden necesitar otras además de las señaladas):

Adicionalmente, puede ser aconsejable revisar plataformas de editoriales muy importantes, que suelen tener colecciones de revistas amplias en Ciencias Humanas y Sociales:

Si alguien se pregunta por Elsevier, lo cierto es que sus publicaciones las encontramos como parte de Scopus. No obstante, también dispone de una plataforma propia solo para sus revistas:

Planificar el seguimiento y evitar la infoxicación

Una nota de precaución es necesaria en este punto. No programar alertas puede resultar en una pérdida de oportunidades, ya que los seres humanos tenemos muchas cualidades, pero la consistencia no es una de ellas, al menos comparados con un ordenador. Pero programar demasiadas alertas puede conducir a una situación de infoxicación, esto es a recibir tanta información que no podamos procesarlas de modo eficiente.

Podemos empezar por definir una o dos alertas, en dos o en tres de las bases de datos anteriores, con una periodicidad de un mes y comprobar si somos capaces de procesarlas de manera adecuada. De hecho, el procesamiento puede ser muy simple, únicamente consiste en revisar los correos de las alertas de manera oportuna, es decir, tal como nos llegan (podemos programarlos para que lleguen siempre en una fecha determinada y así estamos preparados). 

El examen es rápido, porque consiste en leer el título. Cada alerta suele llegar con unas pocas referencias, y de estas no todas son relevantes. Si lo son, es cuando necesitamos algunas acciones posteriores, siempre debemos exportarlas a nuestro gestor de referencias, y en cuanto nos sea posible leer el resumen al menos. A partir de aquí, podemos descartar algunas más y quedarnos solo con una parte de una parte de las referencias recibidas. De estas, debemos conseguir el documento completo y planificar su lectura.

Algunos meses, además, algunas alertas no producirán resultados. Todo esto significa que necesitamos relativamente poco tiempo para seguir las alertas, si no hemos programado demasiadas y si las alertas están bien definidas, de manera que producen poco ruido y no son excesivamente genéricas.

Pasos y operaciones

Los pasos para programar una alerta en la mayor parte de las bases de datos son:

  1. Ejecutar una búsqueda avanzada.
  2. Comprobar que los resultados son relevantes, en caso contrario, editar la búsqueda y probar otras combinaciones de palabras clave, de operadores, etc.
  3. Cuando la búsqueda ofrece resultados precisos y relevantes, podemos proceder a programar la alerta utilizando la opción correspondiente que suele estar disponible en la página de resultados.

Un aspecto muy importante sobre el punto 3:

  • La ecuación de búsqueda debería ser específica. Es decir, ya que vamos a programar la recepción de novedades, no tiene sentido hacerlo sobre la base de ecuaciones de búsqueda que proporcionen muchos resultados. Por ejemplo, una alerta sobre periodismo, tiene poco sentido (salvo proyectos especiales); en cambio, una sobre «periodismo inmersivo» puede ser mucho muy racional.

A partir de aquí las siguientes operaciones que pueden llevarse a cabo son:

  • Gestionar el grupo de alertas  (seguramente necesitaremos más de una): borrar, crear nuevas, etc.
  • Editar las alertas: modificar cualquiera de los parámetros de la misma. Con el tiempo, es probable que necesitemos ajustar alguna de las alertas. Modificar palabras clave, etc.
  • Evaluar los resultados que nos llegan de forma periódica a través del correo y guardar aquellos que parezcan más adecuados para el proyecto. De nada sirve programar alertas si no programamos también la revisión y evaluación periódica de los resultados.
  • Dar de alta en nuestro gestor personal las referencias relevantes. 

Para mostrar la definición de alertas daremos por supuesto que el investigador dispone de un conjunto de palabras clave con los que llevar a cabo búsquedas avanzadas. Los pasos previos sobre como generar tales palabras clave y obtener algunas ecuaciones de búsquedas se puede consultar aquí: Framework FDC para planificar búsquedas en bases de datos.

Caso de SCOPUS


Utilizaremos Scopus en primer lugar porque posee una de las interfaces de usuario mejor diseñadas, pero sobre todo porque es la base de datos que proporciona mayor cobertura para las áreas de Ciencias Humanas y Sociales. Afortunadamente, el proceso de definición de alertas en otras bases de datos académicas es muy similar, por tanto, si examinamos con detalle cómo se lleva a cabo en una de ellas, podremos hacer economías de escala con lo aprendido aquí.

Para esta demostración, utilizaremos el caso de un investigador que necesita monitorizar el tema del llamado periodismo inmersivo. Para ello, suponemos que prepara la siguiente ecuación (no la hemos puesto de prueba de forma exhaustiva, así que no nos podemos comprometer sobre su acierto, la usamos aquí solamente a efectos de ilustración):

journalism AND (immersive OR «360 video»)

Primer paso: ejecutar una búsqueda avanzada

Búsqueda avanzada en Scopus. Hemos aplicado la ecuación que hemos definido para poder hacer las pruebas. En este caso, vemos que se trata de utilizar un término principal, journalism, siempre que vaya acompañado de alguno de los otros dos, immersive o 360 video. Destacamos el hecho de que hemos iniciado sesión pues de lo contrario, no podremos seguir los sigiientes pasos.

Segundo paso: comprobar la relevancia de los resultados

Si la página de resultados ofrece resultados relevantes, podemos utilizar la opción de crear la alerta, que podemos ver como una de las opciones en la parte superior izquierda de la página.

Tercer paso: definir la alerta

Ficha de definición de una alerta en Scopus
La ficha que utiliza Scopus para definir alertas. Vemos los tres componentes: la ecuación, el correo de destino y el calendario de iteraciones. Además, vemos que podemos dar un nombre a cada alerta

A partir de tener una o más alertas creadas, hay otra gama de operaciones disponibles, que vemos en las siguientes capturas.

Otras acciones con alertas

Gestionar nuestras alertas

Desde el menú personal, podemos ir a la página de Scopus con nuestras alertas.

Página de alertas

Podemos ver la página de Scopus con la lista de nuestras alertas y las diferentes opciones disponibles. Clic para hacer zoom.

Editar una alerta previamente creada

Ficha para editar una alerta que hemos creado de forma previa. Tenemos la posibilidad de editar los tres componentes de la misma.

Revisar las alertas recibidas por correo

Los pasos anteriores cobran todo su sentido cada vez que, una vez a la semana, o una vez al mes, nos lleguen los resultados por correo. La captura corresponde al cuerpo de un correo recibido como resultado de la iteración de una alerta (distinta de la que hemos usado como ejemplo).

Caso de Web of Science


Los pasos principales para definir una alerta son muy parecidos en otras bases de datos, como ya hemos señalado. No obstante, por la importancia de WoS vamos a dedicar unas capturas a mostrar la forma específica de definición de alerta en el caso de esta base de datos.

Una vez formulada una consulta, cuando WoS nos presenta la página de resultados, tenemos la opción de crear una alerta gracias a un enlace situado en la parte superior izquierda de la página:

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Cómo crear una alerta en el caso de WoS

También podemos utilizar la opción del menú superior de la misma página de resultados:

En la página de resultados disponemos de la opción Historial de búsqueda que, en un segundo paso, nos permitirá definir alertas

En esta segunda opción, el enlace nos lleva a la página del Historial de búsqueda, donde una de las opciones son las alertas:

En el historial de búsqueda aparece la opción de crear alerta

Por la vía que sea, podemos crear una alerta en WoS como vemos en la captura siguiente:

Finalmente, ya tenemos la ficha para crear una alerta con los tres componentes que ya conocemos: una ecuación de búsqueda, una dirección de correo y un calendario de ejecución.

Tipología de alertas

Diagrama de tipos de alertas en bases de datos y plataformas editoriales
Tipología de alertas: clases y contextos

Las alertas de búsqueda forman parte de un contexto más amplio de instrumentos de esta clase. En el diagrama precedentes vemos la que ya conocemos, la de búsqueda, acompañada de otras tres: de autor, de citación y de sumarios. También vemos el contexto de cada una, que puede ser una base de datos, o la plataforma editorial de una revista. En lo que sigue, mostramos las tres clases de alerta que nos quedaban por ver.

Alertas de autor

La alerta de autor tiene dos variedades. Una de ellas consiste en recibir avisos cada vez que un autor publica una nueva obra; a esta variedad a veces se la llama seguimiento de autor. Otra consiste en recibir avisos cada vez que uno de sus documentos recibe una cita. 

Alerta de citación

Entre las alertas, disponemos de las llamadas alertas de citación o de documento. Consiste en recibir una alerta cada vez que un documento determinado recibe una cita.

Alerta de cita en WoS
Una alerta de cita en el registro de un documento. Caso de Web of Science.

Este tipo de alertas se pueden suscribir desde el registro de los documentos. Cuando identificamos un documento que nos parece especialmente relevante, lo podemos considerar un documento-semilla capaz de aportarnos información a partir de varios de sus componentes.

En la captura precedente, por ejemplo, vemos el caso de la sección de un registro de la base de datos WoS en el que aparece la opción de recibir una alerta cuando el documento en cuestión reciba una cita.

Si, además de ser un documento muy relevante y de autoridad para nuestro tema, es relativamente reciente (menos de 5 años) es plausible que siga recibiendo citas durante un cierto tiempo, lo que suscribir una alerta de citación puede tener todo el sentido.

Alerta de sumarios

Las plataformas digitales de revistas académicas, sobre todo las grandes editoriales que publican decenas o centenares de revistas, proporcionan facilidades para recibir alertas cada vez que aparece un nuevo número de las revistas objeto de seguimiento. Algunas bases de datos también permiten esta opción.

Síntesis tipos de alerta

IDTipo de
Alerta
Explicación
1Búsqueda

A partir de una ecuación de búsqueda exitosa. Para monitorizar temas específicos.
Contexto: Bases de datos – Página de resultados

2Autor

Dos variaciones: seguir un autor (recibir avisos cuando un autor publica un nuevo trabajo)  o recibir avisos cuando alguna de las obras de un autor es citada.
Contexto: Bases de datos – Ficha de autor

3Citación

Recibir aviso cada vez que una referencia es citada por otras.
Contexto: Bases de datos – Registro

4Sumario

Recibir sumarios de nuevos números de revistas.
Contexto: Plataformas editoriales y bases de datos

La alerta de búsqueda es, probablemente, la más potente de las alertas y la que mejor puede cubrir las necesidades de monitorización de temas, pero todas y cada una de las anteriores pueden ser igualmente útiles.



Lo importante es que, casi todo lo señalado aquí en relación con la programación de las alertas de búsqueda se puede extrapolar a las otras con pocas modificaciones.

Conclusiones

Hemos visto la definición general y los componentes de una alerta de búsqueda. Se trata, como hemos intentado mostrar, de una forma muy eficaz de garantizar la monitorización de un tema del que sabemos que vamos a tener que ocuparnos durante un tiempo más o menos largo (o indeterminado).

Por tal motivo, es ideal como parte del esfuerzo de investigación de una tesis doctoral o de un proyecto de investigación financiado, aunque también podemos utilizar alertas para monitorizar temas sobre los cuales hemos de ser competentes de manera continuada por cualquier otra razón.

Hemos visto, mediante un caso práctico, la forma de establecer una alerta en una base de datos concreta, Scopus, y hemos reforzado los pasos principales mostrando también el caso de Web of Science. La forma de definir alertas es muy parecida en casi todas las demás bases de datos académicas, por lo cual, lo aprendido aquí con Scopus (y WoS) se puede trasladar a cualquier otra.

Nuestra recomendación es definir una o varias alertas siempre que iniciemos un nuevo proyecto de medio o largo plazo. Si ya tenemos un proyecto iniciado, siempre estaremos a tiempo de crear las alertas para dar soporte al mismo.

Al garantizar de este modo la monitorización de los temas que afectan a nuestros proyectos, no solamente estamos siendo más eficientes, sino que estamos siendo más responsables y estamos garantizando que ofreceremos mejores resultados a nuestro público, con la cual, se trata casi de una cuestión de responsabilidad social.

Además, al conocer el concepto de las alertas de búsqueda y su modo de funcionamiento, podemos extrapolarlo a otras clases de alertas, como las que hemos reseñado someramente en un apartado precedente, ya que su funcionamiento es muy similar. Una buena programación de uno o más tipos de alertas, sobre todo si entre ellas tenemos las alertas de búsqueda garantiza una monitorización completa de cualquier tema.


Para saber más