Las alertas son la siguiente operación lógica después de haber llevado a cabo una operación de búsqueda exitosa. Son una forma de monitorizar temas y asegurar su seguimiento efectivo sin necesidad de repetir las mismas búsquedas. También podemos decir que, a diferencia de las convencionales, que son de tipo retrospectivo, las alertas son búsquedas prospectivas. Esto es debido a que nos sirven para encontrar lo que se publicará en el futuro.
Una vez presentada someramente, vayamos hacia aspectos más operativos, y digamos que una alerta de búsqueda, que es su nombre completo, se compone de:
- Una ecuación de búsqueda (palabras clave más operadores). Es conveniente que haya sido probada y se demuestre exitosa.
- Un calendario de ejecución de la misma (p.e., cada semana o cada mes). El calendario debe ser asumible. Mejor cada mes si cada semana no vamos a poder atenderla. De todos modos, no todos los meses o todas las semanas habrá novedades salvo que el tema sea muy genérico, cosa que no se recomienda.
- Una cuenta de correo electrónico a la que se envían los resultados que va obteniendo gracias a la reiteración periódica de la búsqueda.
Retrospectivas vs prospectivas
Como ya hemos avanzado, las alertas de búsqueda se pueden entender muy bien si consideramos las dos formas principales de búsqueda en las bases de datos académicas:
- Búsquedas retrospectivas: son las búsquedas convencionales, las que hacemos cada vez que usamos una base de datos o un buscador de internet como Google o Bing. Como su nombre indica es una forma de búsqueda orientada al pasado, aunque sea al pasado más inmediato, porque toda búsqueda de esta clase implica preguntar qué información previa ha sido publicada sobre un tema.
- Búsquedas prospectivas: son las búsquedas que planificamos para que, a partir de un momento determinado del futuro, sean ejecutadas de forma periódica, por ejemplo, cada semana o cada mes. Los resultados, por definición, solo podrán incluir informaciones que en el momento de definir la búsqueda aún no existían. Es por esto que se considera una búsqueda orientada al futuro. La definición de alertas es la forma de llevar a cabo búsquedas prospectivas en bases de datos académicas.
Una alerta de búsqueda o alerta temática es una función automatizada que proporcionan las bases de datos académicas y que se compone de tres elementos: (1) una ecuación de búsqueda, (2) un calendario de ejecuciones de la misma, p.e. cada semana o cada mes, y (3) una cuenta de correo electrónico a la cual se envían los resultados. Una característica intrínseca de este funcionamiento es que proporciona únicamente los nuevos resultados que se hayan producido desde la última reiteración de la búsqueda.
Requerimientos para programar alertas de búsqueda en bases de datos académicas
Por la definición precedente, sabemos que para utilizar alertas, necesitaremos los siguientes elementos:
- Una o más palabras claves, en este último caso, combinadas con algún operador, y que hemos derivado de las características de nuestro proyecto y hemos puesto a prueba en búsquedas que hayan dado buenos resultados.
- Una base de datos en la que haremos la programación de la alerta. En el caso de las ciencias humanas y sociales, se tratará de bases de datos como Scopus, WoS o DialnetPlus (esta última si trabajamos en un centro o una universidad española o de América Latina) o de base de datos especializadas, como Communication Source (si trabajamos en temas de comunicación social), además del siempre útil Google Scholar como refuerzo a cualquier grupo de bases de datos. Cabe señalar que no todas las bases de datos permiten la definición de alertas.
Necesitaremos además:
- Disponer de cuentas en cada una de las bases de datos que vamos a utilizar, ya que las alertas requieren un usuario identificado.
Además, es altamente recomendable:
- Disponer de un gestor de referencias bibliográficas, como Mendeley o Zotero.
Definición de alertas de búsqueda
Para casi cualquier proyecto de investigación en ciencias humanas y sociales cuya duración sea superior a varios meses, será recomendable llevar a cabo alertas en:
Además, en el caso de investigadores del sector de la comunicación social recomendamos considerar al menos alguna(s) de las siguientes bases de datos (otras disciplinas de Humanidades y Ciencias Sociales también las encontrarán útiles, pero pueden necesitar otras además de las señaladas):
Adicionalmente, puede ser aconsejable revisar plataformas de editoriales muy importantes, que suelen tener colecciones de revistas amplias en Ciencias Humanas y Sociales:
Si alguien se pregunta por Elsevier, lo cierto es que sus publicaciones las encontramos como parte de Scopus. No obstante, también dispone de una plataforma propia solo para sus revistas:
Planificar el seguimiento y evitar la infoxicación
Una nota de precaución es necesaria en este punto. No programar alertas puede resultar en una pérdida de oportunidades, ya que los seres humanos tenemos muchas cualidades, pero la consistencia no es una de ellas (al menos comparados con un ordenador). Pero programar demasiadas alertas puede conducir a una situación de infoxicación, esto es a recibir tanta información que no podamos procesarlas de modo eficiente.
Podemos empezar por definir una o dos alertas, en una o dos de las bases de datos anteriores, con una periodicidad de un mes (o de una semana) y comprobar si somos capaces de procesarlas de manera adecuada. De hecho, el procesamiento es muy simple, únicamente consiste en revisar los correos de las alertas de manera oportuna, es decir, tal como nos llegan (podemos programarlos para que lleguen siempre en una fecha determinada y así estamos preparados).
El examen es rápido, porque consiste en leer el título. Cada alerta suele llegar con unas pocas referencias, y de estas no todas son relevantes. Si lo son, es cuando necesitamos algunas acciones posteriores, siempre debemos exportarlas a nuestro gestor de referencias, y en cuanto nos sea posible leer el resumen al menos. A partir de aquí, podemos descartar algunas más y quedarnos solo con una parte de una parte de las referencias recibidas. De estas, debemos conseguir el documento completo y planificar su lectura.
Algunos meses, además, algunas alertas no producirán resultados. Todo esto significa que necesitamos relativamente poco tiempo para seguir las alertas, si no hemos programado demasiadas y si las alertas están bien definidas, de manera que producen poco ruido y no son excesivamente genéricas.
Pasos y operaciones
Los pasos para programar una alerta en la mayor parte de las bases de datos son:
- Ejecutar una búsqueda avanzada, preferentemente como resultado de pruebas anteriores en las que ya hemos comprobado que ofrece resultados relevantes.
- Asegurarnos de nuevo que los resultados son relevantes, en caso contrario, editar la búsqueda y probar otras combinaciones de palabras clave, de operadores, etc.
- Programar la alerta utilizando la opción correspondiente que suele estar disponible en la página de resultados.
Un aspecto muy importante sobre el punto 3:
- La ecuación de búsqueda debería ser lo más específica posible. Es decir, ya que vamos a programar la recepción de novedades, no tiene sentido hacerlo sobre la base de ecuaciones de búsqueda que proporcionen muchos resultados. Por ejemplo, una alerta sobre periodismo, tiene poco sentido (salvo casos especiales); en cambio, una sobre «periodismo inmersivo» o sobre «periodismo de soluciones» tiene más sentido.
A partir de aquí las siguientes operaciones que pueden llevarse a cabo gracias a las utilidades asociadas a la gestión de alertas son las siguientes:
- Gestionar el grupo de alertas (seguramente necesitaremos más de una): borrar, crear nuevas, etc.
- Editar las alertas: modificar cualquiera de los parámetros de la misma. Con el tiempo, es probable que necesitemos ajustar alguna de las alertas. Modificar palabras clave, etc.
- Evaluar los resultados que nos llegan de forma periódica a través del correo y guardar aquellos que parezcan más adecuados para el proyecto. De nada sirve programar alertas si no programamos también la revisión y evaluación periódica de los resultados.
- Dar de alta en nuestro gestor personal las referencias relevantes que vamos recibiendo.
Para mostrar la definición de alertas daremos por supuesto que el investigador dispone de un conjunto de palabras clave con los que llevar a cabo búsquedas avanzadas. Los pasos previos sobre como generar tales palabras clave y obtener algunas ecuaciones de búsquedas se puede consultar aquí: Framework FDC para planificar búsquedas en bases de datos.
Caso de SCOPUS
Utilizaremos Scopus en primer lugar porque posee una de las interfaces de usuario mejor diseñadas, pero sobre todo porque es la base de datos que proporciona mayor cobertura para las áreas de Ciencias Humanas y Sociales. Afortunadamente, el proceso de definición de alertas en otras bases de datos académicas es muy similar, por tanto, si examinamos con detalle cómo se lleva a cabo en una de ellas, podremos hacer economías de escala con lo aprendido aquí.
Para esta demostración, utilizaremos el caso de un investigador que necesita monitorizar el tema del llamado periodismo inmersivo. Para ello, suponemos que prepara la siguiente ecuación (no la hemos puesto de prueba de forma exhaustiva, así que no nos podemos comprometer sobre su acierto, la usamos aquí solamente a efectos de ilustración):
| journalism AND (immersive OR «360 video») |
Primer paso: ejecutar una búsqueda avanzada
Segundo paso: comprobar la relevancia de los resultados
Tercer paso: definir la alerta
A partir de tener una o más alertas creadas, hay otra gama de operaciones disponibles, que vemos en las siguientes capturas.
Otras acciones con alertas
Gestionar nuestras alertas
Página de alertas
Editar una alerta previamente creada
Revisar las alertas recibidas por correo
Caso de Web of Science
Los pasos principales para definir una alerta son muy parecidos en otras bases de datos, como ya hemos señalado. No obstante, por la importancia de WoS vamos a dedicar unas capturas a mostrar la forma específica de definición de alerta en el caso de esta base de datos.
Una vez formulada una consulta, cuando WoS nos presenta la página de resultados, tenemos la opción de crear una alerta gracias a un enlace situado en la parte superior izquierda de la página:
También podemos utilizar la opción del menú superior de la misma página de resultados:
En esta segunda opción, el enlace nos lleva a la página del Historial de búsqueda, donde una de las opciones son las alertas:
Por la vía que sea, podemos crear una alerta en WoS como vemos en la captura siguiente:
Tipología de alertas
Las alertas de búsqueda, también llamadas alertas temáticas, forman parte de un contexto más amplio de instrumentos de esta clase. En el diagrama siguiente vemos la que ya conocemos, la de búsqueda, acompañada de otras tres: de autor, de citación y de sumarios. También vemos el contexto de cada una, que puede ser una base de datos, o la plataforma editorial de una revista. En lo que sigue, mostramos las tres clases de alerta que nos quedaban por ver.
Alertas de autor
La alerta de autor consiste en recibir avisos cada vez que un autor publica una nueva obra; a esta variedad a veces se la llama seguimiento de autor. La racionalidad de estas alertas, como es fácil deducir, consiste en seguir la producción de un autor especialmente importante en un determinado ámbito.
Alerta de citación
Consiste en recibir una alerta cada vez que un documento determinado recibe una cita.
Este tipo de alertas se pueden suscribir desde el registro de los documentos. Cuando identificamos un documento que nos parece especialmente relevante, lo podemos considerar un documento-semilla capaz de aportarnos información a partir de varios de sus componentes.
En la captura precedente, por ejemplo, vemos el caso de la sección de un registro de la base de datos WoS en el que aparece la opción de recibir una alerta cuando el documento en cuestión reciba una cita.
Si, además de ser un documento muy relevante y de autoridad para nuestro tema, es relativamente reciente (menos de 5 años) es plausible que siga recibiendo citas durante un cierto tiempo, lo que suscribir una alerta de citación puede tener todo el sentido.
Alerta de sumarios
Las plataformas digitales de revistas académicas, sobre todo las grandes editoriales que publican decenas o centenares de revistas, proporcionan facilidades para recibir alertas cada vez que aparece un nuevo número de las revistas objeto de seguimiento. Algunas bases de datos también permiten esta opción.
Síntesis tipos de alerta
| ID | Tipo de Alerta | Explicación |
| 1 | Búsqueda o Temáticas | A partir de una ecuación de búsqueda exitosa. Para monitorizar temas, cuanto más específicos mejor, salvo proyectos especiales. |
| 2 | Autor | Recibir avisos cuando un autor publica un nuevo trabajo. Contexto: Bases de datos – Ficha de autor |
| 3 | Citación | Recibir aviso cada vez que un documento es citado por otros. |
| 4 | Sumario | Recibir sumarios de nuevos números de revistas. Contexto: Plataformas editoriales y bases de datos |
La alerta de búsqueda es, probablemente, la más potente de las alertas y la que mejor puede cubrir las necesidades de monitorización de temas, pero todas y cada una de las anteriores pueden ser igualmente útiles.
Lo importante es que, casi todo lo señalado aquí en relación con la programación de las alertas de búsqueda se puede extrapolar a las otras con pocas modificaciones.
Conclusiones
Hemos visto la definición general y los componentes de una alerta de búsqueda. Se trata, como hemos intentado mostrar, de una forma muy eficaz de garantizar la monitorización de un tema del que sabemos que vamos a tener que ocuparnos durante un tiempo más o menos largo (o indeterminado).
Por tal motivo, es ideal como parte del esfuerzo de investigación de una tesis doctoral o de un proyecto de investigación financiado, aunque también podemos utilizar alertas para monitorizar temas sobre los cuales hemos de ser competentes de manera continuada por cualquier otra razón.
Hemos visto, mediante un caso práctico, la forma de establecer una alerta en una base de datos concreta, Scopus, y hemos reforzado los pasos principales mostrando también el caso de Web of Science. La forma de definir alertas es muy parecida en casi todas las demás bases de datos académicas, por lo cual, lo aprendido aquí con Scopus (y WoS) se puede trasladar a cualquier otra.
Nuestra recomendación es definir una o varias alertas siempre que iniciemos un nuevo proyecto de medio o largo plazo, y después de haber hecho una o más búsquedas retrospectivas de éxito. Si ya tenemos un proyecto iniciado, siempre estaremos a tiempo de crear las alertas para dar soporte al mismo.
Al garantizar de este modo la monitorización de los temas que afectan a nuestros proyectos, no solamente estamos siendo más eficientes, sino que estamos siendo más responsables y estamos garantizando que ofreceremos mejores resultados a nuestro público, con la cual, se trata casi de una cuestión de responsabilidad social.
Además, al conocer el concepto de las alertas de búsqueda y su modo de funcionamiento, podemos extrapolarlo a otras clases de alertas, como las que hemos reseñado someramente en un apartado precedente, ya que su funcionamiento es muy similar. Una buena programación de uno o más tipos de alertas, sobre todo si entre ellas tenemos las alertas de búsqueda garantiza una monitorización completa de cualquier tema.
Para saber más
- Artículos en la categoría de bases de datos académicas
- Artículos sobre la forma de crear búsquedas avanzadas
- Bases de datos académicas para investigar en comunicación social: el concepto de grupo óptimo
- Analizar y sintetizar artículos académicos
- Cómo explotar de forma eficiente una base de datos académica con el procedimiento de las 6 Fases. Presentación y caso de Scopus
- Como utilizar Web of Science con el procedimiento de las 6 Fases
- Descubrimiento de información y alertas de citación y otras
