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¿Han comenzado a proliferar páginas web de todo tipo de estilos en su empresa? ¿Está su división de informática colapsada ante las peticiones de mantenimiento de páginas web? Si la respuesta a las preguntas anteriores es que sí, su empresa necesita un programa de gestión de contenidos

El objetivo principal de la gestión de contenidos es doble: por un lado, permitir que empleados no técnicos de la empresa puedan publicar y mantener páginas web sin ayuda de personal informático. Por otro lado, conseguir que, al mismo tiempo, esa actividad se realice en un contexto seguro y controlado y que todas las páginas se ajusten a una misma política empresarial de contenidos, presentación, logos, barras de navegación, etc.

En las empresas u organizaciones, cada vez más empleados, más secciones y departamentos ven la necesitan o la ventaja de publicar información  en la web corporativa o la Intranet, pero a medida que crece la web y se multiplican los autores, la gestión se vuelve más complicada. Cada vez aumenta el número de páginas que debe actualizarse y las posibilidades de que aparezcan errores e inconsistencias se multiplican. Además, si todo el mantenimiento debe hacerlo el mismo departamento, el de informática u otro similar, con toda seguridad pronto se verán colapsados.

Funciones principales
Los programas de gestión de contenidos suelen incorporar las siguientes funciones:

1. Gestión centralizada de informaciones y secciones de la web que son de interés para toda la corporación
2. Gestión descentralizada, en cambio, de determinadas secciones para que cada departamento pueda tener la máxima agilidad y autonomía a la hora de publicar sus informaciones
3. Control de seguridad y de flujos de trabajo (workflow) para validar, autentificar, autorizar o denegar publicaciones
4. Edición y mantenimiento de plantillas, elementos de navegación y normas de estilo para asegurar la consistencia de la web corporativa
5. Facilidades de creación y gestión de páginas web por parte de personal sin necesidad de conocimientos técnicos
6. Facilidades de actualización local o remota de contenidos de las páginas web

Las consecuencias perseguibles y deseables una buena gestión de contenidos deberían ser obvias: aumentar las facilidades de publicación de información, eliminar cuellos de botella, asegurar la consistencia de la web corporativa, reducir costes de edición y mantenimiento, mantener la información al día y, en general, incrementar la calidad y el interés de la web para todo el público de la corporación: empleados, clientes, suministradores y público externo en general.

Otras funciones
Ahora bien, aunque la motivación principal que ha promovido la aparición de programas informáticos y de expertos en gestión de contenidos se basa en los puntos anteriores, en realidad, una política completa de gestión de contenidos debería ir más allá y contemplar también aspectos de relacionados con los metadatos, la gestión documental, el copyright y la preservación de recursos digitales.

Algunas corporaciones, por ejemplo, organismos del sector público y de la Administración, webs de organizaciones museísticas, webs de universidades e instituciones educativas, etc., necesitan disponer de normas rigurosas que eviten problemas de copyright, políticas de metadatos que faciliten no solamente la gestión administrativa de las páginas, sino su descripción y tratamiento documental de cara a la recuperación y descubrimiento de información científica y cultural.

Mediante una adecuada política de metadatos podemos asegurar una mejor indización de las diversas secciones de nuestra sede web, no solamente de cara a los motores internos de indización de la Intranet, sino también de cara a los motores de búsqueda de Internet si queremos estar bien posicionados respecto a ciertas palabras clave.

Algunos autores de páginas web, y aquí uno de los ejemplos clásicos sería el entorno educativo, aunque ningún sector está del todo libre, pueden estar tentados de utilizar materiales ajenos, aunque sea de modo inocente y en aras de grandes ideales, por ejemplo, para crear materiales educativos. Algunos autores, por ejemplo, pueden creer que es lícito digitalizar ilustraciones procedentes de obras impresas, o añadir a sus páginas fotografías o gráficos encontrados en la Web sin solicitar (y pagar si es el caso) los permisos correspondientes a los propietarios del copyright.

La leyenda de que la información es libre y de que toda información disponible en Internet, puesto que es fácil utilizarla, no tiene dueño demuestra su falsedad en cuanto afecta los propios intereses de quienes sostienen esa creencia. Mientras utilizamos la información de los demás, nos parece lógico que no haya restricciones para usarla, pero nos indigna que alguien se apropie de una información que hemos creado nosotros, tal vez con gran esfuerzo.

En otro orden de cosas, en la web de una empresa mediana o grande pueden llegar a contener miles de documentos de texto, como informes, documentos y manuales de procedimiento y miles de documentos multimedia, desde humildes iconos hasta colecciones de imágenes fotográficas, pasando por logos y diagramas de todo tipo.

Estos materiales no pueden aparecer como simples listados, ni podemos confiar en que, por navegación, los usuarios de la web puedan llegar hasta ellos. Tales webs necesitarán bases de datos centralizadas que ayuden a mantener identificados y localizados todos esos materiales.

Por otro lado, la preservación de recursos digitales es un problema que debería empezar a preocupar seriamente a las corporaciones. Las políticas actuales de archivo a las que están obligadas muy en particular las corporaciones del sector público y, en general, toda empresa mediana o grande se pueden ver en peligro si no incluyen un programa de preservación de documentos digitales. Puede que, en muy pocos años, algunos de los documentos que hoy se están creando en formato digital y que nunca pasarán a formato analógico (papel) ya no se puedan consultar por simple obsolescencia tecnológica, o que desaparezcan por simple descuido, por ejemplo, al retirar un servidor de la empresa.

Por último, cabe señalar otra faceta (¡aun más!) de la gestión de contenidos, a saber: la así llamada sindicación de contenidos. Algunas empresas necesitan dotar de contenidos a sus sedes web para incrementar su atractivo de cara al público externo, pero prefieren externalizar la creación, edición y mantenimiento de tales contenidos. En ese caso, pueden optar por contar con la colaboración de terceras empresas especializadas. Un ejemplo y una de las primeras empresas en este terreno es Mas Medios (www.masmedios.com).

Para saber más
En las páginas de esta revista, y sin duda en números futuros, el lector interesado encontrará más información sobre las numerosas facetas y dimensiones de la gestión de contenidos, una disciplina que está llamada a ocupar un lugar central en los próximos años. Pero, si desea ir ampliando aún más sus conocimientos, la tabla siguiente reseña algunas fuentes de información sobre gestión de contenidos:

Fuentes de información sobre Gestión de Contenidos

Lluís Codina es profesor de documentación en los medios de la Universitat Pompeu Fabra de Barcelona, y codirector del máster online en Documentación Digital.

Datamation, 2001